ארגונים רבים מכינים תקציבים בהם הם משתמשים כשיטת השוואה בעת הערכת התוצאות בפועל בשנה הקרובה. יש להכין את תהליך הכנת התקציב באופן מלא ולהקפיד על לוח זמנים שנקבע, כך שהתקציב שהושלם יהיה מוכן לשימוש עד לתחילת שנת הכספים הבאה. להלן השלבים הבסיסיים שיש לנקוט בעת הכנת תקציב:
עדכן הנחות תקציב . סקור את ההנחות לגבי הסביבה העסקית של החברה ששימשו בסיס לתקציב האחרון, ועדכן לפי הצורך.
סקור צווארי בקבוק . קבע את רמת הקיבולת של צוואר הבקבוק העיקרי שמגביל את החברה לייצר מכירות נוספות, והגדר כיצד זה ישפיע על כל צמיחה נוספת בהכנסות החברה.
מימון זמין . קבע את סכום המימון הסביר ביותר שיהיה זמין בתקופת התקציב, מה שעשוי להגביל את תוכניות הצמיחה.
שלב עלות נקודות . קבע אם ייווצרו עלויות צעד כלשהן במהלך הפעילות העסקית הסבירה בתקופת התקציב הקרובה, והגדר את סכום העלויות הללו ובאילו רמות פעילות הן ייווצרו.
צור חבילת תקציב . העתק הלאה את הוראות התקצוב הבסיסיות מחבילת ההוראות ששימשה בשנה הקודמת. עדכן אותו על ידי הכללת ההוצאות בפועל עד כה שהוצאו בשנה הנוכחית, וכן השנת מידע זה לשנה הנוכחית המלאה. הוסף הערה לחבילה, תוך ציון מידע על עלויות שלב, צווארי בקבוק ומגבלות מימון צפויות לשנת התקציב הקרובה.
הנפקת חבילת תקציב . הוציאו את חבילת התקציב באופן אישי, במידת האפשר, ותענו על כל שאלה מהמקבלים. ציין גם את תאריך היעד לטיוטה הראשונה של חבילת התקציב.
השג תחזית הכנסות . השג את תחזית ההכנסות ממנהל המכירות, תקף אותה עם המנכ"ל ואז הפץ אותה למנהלי המחלקות האחרים. הם משתמשים במידע ההכנסות כבסיס לפיתוח תקציבים משלהם.
השג תקציבי מחלקות . השג את התקציבים מכל המחלקות, בדוק אם קיימות שגיאות, והשווה לאילוצי עליית צוואר הבקבוק, המימון והעלייה הצעדית. התאם את התקציבים לפי הצורך.
השג בקשות לתקציב הון . אמת את כל הבקשות לתקציב ההון והעביר אותן לצוות ההנהלה הבכיר עם הערות והמלצות.
עדכן את מודל התקציב . הזן את כל פרטי התקציב למודל התקציב הראשי.
עיין בתקציב . נפגש עם צוות ההנהלה הבכיר לבדיקת התקציב. הדגש את בעיות האילוץ האפשריות וכל מגבלה הנגרמת על ידי בעיות מימון. שים לב לכל ההערות שנשלחו על ידי צוות ההנהלה, והעביר מידע זה בחזרה לגורמי התקציב, עם בקשות לשינוי תקציביהם.
עיבוד איטרציות תקציביות . עקוב אחר בקשות לשינוי תקציב מצטיינים, ועדכן את מודל התקציב עם איטרציות חדשות עם הגעתן.
הוציאו את התקציב . צור גרסה מאוגדת של התקציב והפיץ אותו לכל הנמענים המורשים.
טען את התקציב . טען את מידע התקציב בתוכנה הפיננסית, כך שתוכל ליצור תקציב לעומת דוחות בפועל.
מספר הצעדים שצוינו כאן עשוי להיות מוגזם עבור עסק קטן יותר, שם אולי רק אדם אחד מעורב בתהליך. אם כן, ניתן לדחוס את מספר הצעדים עד למצב בו ניתן אולי להכין תקציב מקדים ביום או יומיים.
