חשבונאות המחקר והפיתוח כוללת פעילויות שיוצרות או משפרות מוצרים או תהליכים. הכלל החשבונאי המרכזי בתחום זה הוא כי ההוצאות מחויבות בהוצאות עם התהוותן. דוגמאות לפעילויות הנחשבות בדרך כלל בתחום הפעילות המחקרית והפיתוחית כוללות:
מחקר לגילוי ידע חדש
יישום ממצאי מחקר חדשים
גיבוש עיצובי מוצרים ותהליכים
בדיקת מוצרים ותהליכים
שינוי נוסחאות, מוצרים או תהליכים
תכנון ובדיקת אבות טיפוס
תכנון כלים הכוללים טכנולוגיה חדשה
תכנון והפעלה של מפעל פיילוט
חשבונאות מחקר ופיתוח
הבעיה הבסיסית בהוצאות המחקר והפיתוח היא שהיתרונות העתידיים הקשורים אליהם אינם מספיק בטוחים עד שקשה לרשום אותם כנכס. בהתחשב בחוסר הוודאות הללו, GAAP מצווה כי כל הוצאות המחקר והפיתוח יחויבו בהוצאות ככל שהתקבלו. השונות העיקרית מההנחיה היא בשילוב עסקי, בו הרוכש יכול להכיר בשווי ההוגן של נכסי מחקר ופיתוח.
הכלל הבסיסי של חיוב כל הוצאות מחקר ופיתוח להוצאות אינו מקיף לחלוטין, מכיוון שיש יוצאים מן הכלל, כפי שצוין להלן:
נכסים . אם נרכשו חומרים או רכוש קבוע שיש להם שימושים חלופיים בעתיד, רשום אותם כנכסים. יש לחייב את החומרים בהוצאות ככל שנצרכו, ואילו יש להשתמש בפחת כדי להפחית בהדרגה את הערך בספרים של הרכוש הקבוע. לעומת זאת, אם אין שימושים עתידיים אלטרנטיביים, גבה עלויות אלה הוצאות כתוצאה.
תוכנת מחשב . אם נרכשת תוכנת מחשב לשימוש בפרויקט מחקר ופיתוח, גבה את עלותה בהוצאה ככל שהתהווה. עם זאת, אם קיימים שימושים חלופיים בעתיד עבור התוכנה, היוון את עלותה והפחת את התוכנה לאורך חיי השימוש.
שירותים חוזים . אם החברה מחויבת על ידי צדדים שלישיים בגין עבודות מחקר שנערכות מטעם החברה, חיוב חשבוניות אלה בהוצאות.
עלויות עקיפות . יש להקצות סכום סביר של הוצאות תקורה לפעילויות מחקר ופיתוח.
רכיבים לא מוחשיים שנרכשו . אם נכסים בלתי מוחשיים נרכשים מצדדים שלישיים ולנכסים אלה יש שימושים חלופיים, יש להתחשב בהם כנכסים בלתי מוחשיים. עם זאת, אם המרכיבים הלא מוחשיים נרכשים עבור פרויקט מחקר ספציפי ואין שימושים עתידיים חלופיים, תחייב אותם בהוצאות ככל שייגרמו.
פיתוח תוכנה . אם פותחה תוכנה לשימוש בפעילות מחקר ופיתוח, גבה את העלויות הנלוות להוצאות כתוצאה, ללא יוצא מן הכלל.
שכר עבודה . לחייב את עלויות המשכורות, השכר והעלויות הנלוות להוצאות כתוצאה.
יתכנו גם הסדרי מחקר ופיתוח כאשר צד שלישי (נותן חסות) מעניק מימון לפעילות המחקר והפיתוח של עסק. ההסדרים עשויים להיות מתוכננים להעביר זכויות רישוי, בעלות על קניין רוחני, נתח הון או חלק ברווחים אל נותני החסות. לעסקים המנהלים את פעילויות המחקר והפיתוח ישלם אגרה קבועה או צורה כלשהי של הסדר החזר עלויות על ידי נותני החסות.
הסדרים אלה נבנים לעתים קרובות כשותפויות מוגבלות, כאשר צד קשור ממלא את תפקיד השותף הכללי. השותף הכללי עשוי להיות מורשה להשיג מימון נוסף על ידי מכירת אינטרסים של שותפים מוגבלים, או באמצעות הארכת הלוואות או מקדמות לשותפות העשויות להיות מוחזרות מתמלוגים עתידיים.
כאשר ישות היא צד להסדר מחקר ופיתוח, יש לפתור מספר סוגיות חשבונאיות, שהן:
הלוואות או מקדמות שהונפקו . אם העסק מלווה או מקדים כספים לצדדים שלישיים, וההחזר מבוסס לחלוטין על האם ישנם יתרונות כלכליים הקשורים לעבודות המחקר והפיתוח, גבה סכומים אלה בהוצאות.
מקדמות שאינן ניתנות להחזר . דחה את ההכרה בכל תשלומי מקדמה שאינם ניתנים להחזר שישמשו לפעילות מחקר ופיתוח, והכיר בהם כהוצאות בעת אספקת הסחורה הקשורה או ביצוע שירותים. אם בשלב כלשהו לא צפוי שהסחורה תימסר או שיבוצעו שירותים, גבה את הסכום הנדחה שנותר להוצאה.
חובת ביצוע שירותים . אם פירעון הכספים הניתנים על ידי הצדדים המממנים תלוי אך ורק בתוצאות פעילויות המחקר והפיתוח הנלוות, התחשב בחובת ההחזר כחוזה לביצוע עבודה עבור אחרים.
חובת החזר . אם קיימת חובה להחזיר את הצדדים המממנים או שהעסק הצביע על כוונה לעשות זאת, לא משנה מה תהיה תוצאות המחקר והפיתוח, להכיר בהתחייבות בגובה ההחזר ולגבות עלויות מחקר ופיתוח. להוצאה ככל שהתהווה. הנהלת חשבונות זו נדרשת גם אם קיים קשר צד משמעותי בין העסק לגופים המימנים. תרחיש זה חל גם אם הצדדים המממנים יכולים לדרוש מהעסק לרכוש את ענייןם בשותפות, או אם הצדדים המממנים מקבלים אוטומטית ניירות ערך מהעסק עם סיום ההסדר.
הנפקת כתבי אופציה . אם העסק נותן כתבי אופציה במסגרת הסדר מימון, הקצה חלק מהכספים המשולמים להון ששולם. הסכום המוקצה לכתב האופציות צריך להיות שוויו ההוגן נכון למועד ההסדר.
