כאשר חברה רושמת רווח, סכום הרווח, בניכוי דיבידנדים ששולמו לבעלי המניות, נרשם ברווחים שמורים, שהם חשבון הוני. כאשר חברה רושמת הפסד, גם זה נרשם ברווחים שמורים. אם סכום ההפסד עולה על סכום הרווח שנרשם בעבר בחשבון הרווחים שנשמרו כרווחים שהוחזקו בתחילת הדרך, נאמר כי לחברה יש רווחים שמורים שליליים. רווחים שמורים שליליים יכולים להיווצר עבור חברה רווחית אם היא מחלקת דיבידנדים בסך הכל גדולים מהסכום הכולל של הרווחים שלה מאז הקמת החברה.
רווחים שמורים שליליים מופיעים כיתרת חיוב בחשבון הרווחים השמורים, ולא כיתרת האשראי המופיעה בדרך כלל עבור חברה רווחית. במאזן החברה, הרווחים השמורים השליליים מתוארים בדרך כלל בפריט נפרד כגרעון מצטבר.
רווחים שמורים שליליים יכולים להוות אינדיקטור לפשיטת רגל, מכיוון שזה מרמז על סדרת הפסדים ארוכת טווח. במקרים נדירים זה יכול גם להצביע על כך שעסק הצליח ללוות כספים ואז לחלק כספים אלו לבעלי המניות כדיבידנד; עם זאת, בדרך כלל אסורה פעולה זו על ידי הסכמי הלוואה של המלווה.
