פיקדון מוחזר נוצר כאשר חברה מפקידת צ'ק בבנק שלה, והבנק מסרב להפקיד את סכום המזומנים הקשור לחשבון הבנק של החברה. זה יכול לקרות מהסיבות הבאות:
הבנק שעליו נמשך ההמחאה דוחה את הצ'ק. זה קורה כאשר החשבון שעליו נמשך הצ'ק מכיל פחות מזומנים לא משועבדים מהסכום שצוין בשיק.
קיימת שגיאה בשיק, כמו חתימה חסרה, תאריך, שם מקבל תשלום או סכום.
הצ'ק נמשך בבנק שנמצא במדינה אחרת, שבדרך כלל מביא לדחייה אוטומטית.
בכל פעם שמחזירים פיקדון, הבנק אינו כולל אותו כמקור מזומן בדוח הבנק בסוף החודש שהוא שולח לחברה. אם החברה כבר רשמה את ההפקדה בחשבון המזומן ברשומות שלה (כפי שקורה כמעט תמיד לפני ביצוע הפקדה בבנק), עליה להפוך את ההפקדה ברשומות שלה. אחרת, יתרת המזומנים בספרים תהיה גבוהה יותר מיתרת הבנק במזומן, כאשר ההפרש הוא סכום הפיקדון שהוחזר.
היפוך הפיקדון מטופל בדרך כלל באמצעות מודול קבלות המזומנים של תוכנת הנהלת החשבונות של החברה, אשר יזכה את חשבון המזומן ויחייב את חשבון החשבונות המתקבלים (בהנחה שתשלומי הצ'קים הנלווים היו בגין חשבוניות שטרם נבעו מלקוחות).
בנוסף, ככל הנראה הבנק יגבה דמי שירות הקשורים להפקדה שהוחזרה, אם כי סכום זה עשוי להיות מגולל לדמי השירות הכוללים עבור החודש. על החברה לרשום את העמלה כזיכוי לחשבון המזומן וכחיוב בחשבון הוצאות.
יש ליידע את צוות האוספים על כל המחאות שהוחזרו, על מנת שיוכלו ליצור קשר מיידי עם הלקוחות הקשורים בכדי להבטיח שתשלומי החלפה יבוצעו.
