סגירה רכה מוגדרת כסגירת הספרים באמצעות הליך סגירה מקוצר. באמצעות סגירה רכה, מחלקת הנהלת החשבונות יכולה להוציא דוחות כספיים מהר מאוד ואז לחזור לפעילות השוטפת הרגילה שלה. מהירות סגירה משופרת זו כרוכה בעלות, שכן דיוק הדוחות הכספיים מצטמצם בצבירת ההכנסות וההוצאות השונות הנכללות בדרך כלל בסגירה מקיפה יותר. המשמעות היא שהתוצאות המדווחות בסגירה רכה עלולות להיות לא מדויקות מהותית. לחלופין, יתכנו תוצאות משתנות יותר מחודש לחודש מכיוון שלא נעשה שימוש בצבירה להחלקת התוצאות המדווחות על פני מספר תקופות דיווח.
רמת הדיוק המופחתת הופכת את הסגירה הרכה לבלתי מעשית עבור דוחות כספיים נבדקים או מבוקרים הנקראים על ידי גורמים חיצוניים. עם זאת, זה יכול להיות מקובל לחלוטין להשתמש בסגירה הרכה לדיווח על ניהול פנימי, כאשר הדיוק הכולל אינו נחוץ לחלוטין. לפיכך, פשרה סבירה היא להשתמש בתהליך סגירה יסודי יותר בכל פעם שיש צורך במערך שלם של דוחות כספיים לשימוש גורמים חיצוניים (כגון בסוף השנה), ולסיום הרך לכל שאר החודשים.
הדוחות הכספיים של חברה בבעלות ציבורית הם הנבחנים בצורה הקפדנית ביותר, עם ביקורות בסוף שלושה רבעונים וביקורת מלאה בסוף השנה. המשמעות היא שניתן עדיין להשתמש בסגירה רכה בשמונת החודשים האחרים בשנה. כך, אפילו חברה ציבורית יכולה לנצל קרוב לשני שליש מהזמן.
הצעדים שמדלגים בדרך כלל במהלך סגירה רכה כוללים:
צבירת הכנסות
צבירת הוצאות
חיסולים בין-חברתיים
הקצאות תקורה
ספירת מלאי פיזי
התאמות חשבונות
שמור עדכוני חשבון
השלבים העיקריים שנותרו עדיין לצורך סגירה רכה הם:
חיובי לקוחות
צבירה בוועדה
חקירת חריגות מלאי (אם יתרת המלאי גדולה)
שגיאת בדיקת הדוחות הכספיים
אם תוצאות העסק רגישות במיוחד לכל פריט שהוסר מרשימת הסימונים הרכים, בכל אופן הוסף אותו חזרה. לדוגמה, אם צבירת השכר גדולה, שקול לחשב ולצבור אותה מדי חודש. , ללא קשר לסוג הסגירה שהארגון משתמש בה. פעולה זו דורשת זמן רב יותר, אך גורמת לדוחות כספיים מדויקים יותר.
