לְמַמֵן

מושגים חשבונאיים ללא נייר

חשבונאות ללא נייר כוללת עיבוד עסקאות שהוא לגמרי אלקטרוני, ללא נייר שמעורב בתהליך עסקי כלשהו. הכוונה היא לייעל תהליכים, להפחית את שיעורי שגיאות העסקה ולבטל את אחסון המסמכים. עם זאת, זה יותר מושג מאשר מציאות ברוב הארגונים. במקום זאת, חברות נוטות לנוע בכיוון הכללי של פעולות ללא נייר לאורך זמן על ידי יישום מספר שיפורים ללא נייר במערכות הקיימות. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא על ידי מיקור חוץ של כמה תהליכים לצדדים שלישיים שהמציאו פתרונות ללא נייר. לדוגמה:

  • דיווח הוצאות . אחת האפשרויות הפופולריות יותר ללא נייר היא לגרום לעובדים להיכנס לאתר המתמחה בהחזר דוחות הוצאות. הם מזינים את פרטי דוח ההוצאות שלהם לפי הצורך, מעבירים גרסאות אלקטרוניות של הקבלות שלהם אם המערכת מבקשת זאת, ומשולמים על ידי ACH. שום ניירת לעולם לא מגיעה לחברה.

  • לוקבוקס . לקוחות יכולים לשלוח תשלומי צ'קים לתיבת נעילה המופעלת על ידי בנק של חברה. הבנק סורק את הצ'קים ומעלה מידע זה לאתר מאובטח, אליו מגיע הקופאית של החברה מדי יום כדי להפיק מידע על התשלומים.

  • שכר . עובדים יכולים להזין את זמנם שעבד דרך פורטל מקוון, ולאחר מכן הספק מעבד שכר ומנפיק תשלום ACH לעובדים.

  • חייבים . צוות התשלומים יכול להזין תשלומים לאתר שבשליטת הבנק, לקבוע אילו פריטים ישולם ולבקש הבנק תשלומי ACH.

אפשר גם לבצע חשבונאות ללא נייר עם תהליכים פנימיים, אם כי זה אפשרי בדרך כלל רק כאשר קיימת מערכת כלל ארגונית. אם כן, ניתן להתחיל עסקאות במחלקות אחרות והמערכת מודיעה אוטומטית לצוות הנהלת החשבונות כי יש לבצע פעולה כלשהי. לדוגמא, מחלקת הספנות שולחת סחורות והתוכנה מודיעה לפקיד החיוב על הוצאת חשבונית; שום הודעת משלוח מבוססת נייר לא נשלחת לפקיד החיוב.

ניתן גם לעסוק בחשבונאות ללא נייר במידה מסוימת על ידי סריקת מסמכים למסד נתונים מקוון, המקושר לאחר מכן לעסקאות ספציפיות במערכת הנהלת החשבונות. עם זאת, יכול להיות שיש כמות משמעותית של עבודה בסריקה, והמסמכים המקוריים עדיין עשויים להישמר. כתוצאה מכך, הדיגיטציה של המסמכים הקיימים אינה מתייחסת באמת לתפיסת הליבה של חשבונאות ללא נייר, כלומר מלכתחילה אין מסמכים.