רישום יומן הוא שיטה המשמשת להזנת עסקה חשבונאית ברשומות החשבונאיות של עסק. כל רשומה ביומן חייבת ליצור לפחות שתי רשומות שוות ומקזזות. הסיבה לכך היא שכל עסקה כרוכה בשינוי בשני מקומות לפחות ברשומות החשבונאיות, ועל סך כל החיובים והזיכויים להתאזן. לדוגמה:
כאשר אתה רושם חשבונית ספק, היא מגדילה הן חשבון הוצאות והן את חשבון החשבונות (האחריות)
כשאתה רושם חשבונית לקוח, היא מגדילה הן את ההכנסות והן את חשבון החשבונות (הנכס)
כשאתה קונה נכס קבוע, זה מגדיל את חשבון הרכוש הקבוע ומקטין את חשבון המזומן
כשמשלמים לעובדים זה מגדיל את הוצאות השכר ומקטין את חשבון המזומן
הפורמט של רשומת יומן הוא שהעמודה הראשונה תכיל את שם / מספר החשבון שאליו מתבצעת הערך, העמודה השנייה שתכיל את סכום החיוב שהוזן, והעמודה השלישית שתכיל את סכום האשראי שהוזן. שם החשבון / מספר החשבון שמוזקף מוזנק. כדאי גם לכלול מספר זיהוי ייחודי של רשומת יומן ותאריך הערך, כמו גם תיאור נרטיבי קצר. אם יש מספר רב של רשומות יומן, ייתכן שתרצה לכלול גם חסימת חתימת אישור, כמו גם חתימה וחסימת תאריך עבור מי שמזין את רישום היומן לתוכנת החשבונאות. הפורמט של רשומת יומן בסיסית הוא:
