פקדים חייבים משמשים להפחתת הסיכון להפסדים בפונקציה חייבים. הפיקוח על תשלומים מצטבר לשלוש קטגוריות כלליות, המאמתות את חובת התשלום של העסק, הזנת נתוני התשלומים למערכת המחשב וספקים משלמים. הפקדים הם כדלקמן:
חובת בקרת תשלום
אימות חובת התשלום יכול להתבצע באמצעות אחת מכמה בקרות אפשריות. הם:
אישור חשבונית . האדם שמצליח לאשר תשלום מסמל את אישורו לחשבונית ספק. עם זאת, למעשה מדובר בשליטה חלשה יחסית אם המאשר רואה רק את חשבונית הספק, מכיוון שאין שום דרך לדעת אם הסחורה או השירותים התקבלו, או שהמחירים שנגבו היו מה שהחברה הסכימה להם במקור. המאשר עשוי גם לרצות לדעת איזה חשבון ספר חשבונות יחויב. כתוצאה מכך, עדיף שצוות התשלומים ירכיב תחילה את חשבונית הספק, יאשר את הזמנת הרכש, וקיבל תיעוד לחבילה, ואז יחתים את החשבונית עם חסימת חתימה הכוללת את מספר החשבון לחיוב, ואז יהיה האישור. לבדוק את זה. גישה זו מעניקה לסוקרים מערך מידע שלם מאוד לעבודה.
אישור הזמנת רכש . מחלקת הרכש מוציאה הזמנת רכש עבור כל רכישה שבוצעה. בכך, צוות הרכישה, בעצם, מאשר את כל ההוצאות לפני ביצוען, מה שעשוי למנוע הוצאות מסוימות. מכיוון שבקרה זו כוללת עבודה לא מבוטלת של צוות הרכישה, הם ככל הנראה יבקשו מהעובדים לבקש פריטים בטופס דרישת רכש רשמית.
השלם התאמה משולשת . צוות התשלומים תואם את חשבונית הספק להזמנת הרכש הקשורה והוכחת הקבלה לפני אישור התשלום. גישה זו גוברת על הצורך באישור חשבונית פרטנית, שכן האישור מבוסס על הזמנת הרכש במקום. זה גם טוב יותר מאשר לאשר רק על פי הזמנת הרכש, מכיוון שהוא גם מאמת את קבלת הסחורה. עם זאת, הוא גם איטי עד כאב ויכול להתקלקל אם חסרות ניירת.
חיפוש כפול ידני של תשלומים. מערכת תשלומי ממוחשבת מבצעת חיפוש אוטומטי של מספרי חשבוניות כפולים. זוהי מאמץ קשה בהרבה במערכת הנהלת חשבונות ידנית לחלוטין. במקרה זה, פקיד התשלומים יכול לחפש בתיק הספק ובקובץ החשבוניות שלא שולמו כדי לראות אם חשבונית שהתקבלה זה עתה מספק כבר שולמה. במצבים רבים, היקף חשבוניות הספק הנכנסות מקשה על כך שהצוות המשתלם נוטש כל ניסיון לזהות חשבוניות כפולות, ופשוט מקבל כי הוא ישלם מדי פעם עבור פריטים כאלה.
בקרות הזנת נתונים
ישנן מספר דרכים להבטיח שכל חשבוניות הספק הוזנו במערכת לתשלומי החשבונות, אם כי לבקרות אלה יש דרגות הצלחה שונות. הפקדים הם:
רשום לאחר האישור . בקרה זו מאלצת את הצוות החשבונאי לוודא את אישור כל חשבונית לפני הכניסה למערכת.
רשום לפני האישור . בקרה זו נותנת עדיפות רבה יותר לספקים משלמים מאשר לקבלת אישורי תשלום, שכן כל חשבונית שמתקבלת נרשמת בבת אחת במערכת התשלומים. בקרה זו פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר הזמנות רכישה כבר שימשו לאישור רכישה.
אמץ הנחיה למספור חשבוניות . יתכן והבעיה הגדולה ביותר בתחום הזנת נתוני החוב היא תשלומים כפולים. נראה כי זה לא מהווה בעיה, מכיוון שרוב החברות משתמשות בתוכנת הנהלת חשבונות המאתרת חשבוניות כפולות באופן אוטומטי ומונעת כפל תשלומים. עם זאת, יכול להיות חוסר עקביות באופן שבו נרשמים מספרי חשבוניות. לדוגמא, האם אתה רושם את מספר החשבונית 0000078234 עם האפסים המובילים או בלעדיהם? אם אותה חשבונית מוצגת בפני עובדי התשלומים פעמיים והיא נרשמת כ 0000078234 פעם אחת ו 78234 בפעם הבאה, המערכת לא תסמן אותם כחשבוניות כפולות. אותה בעיה מתעוררת עם מקפים במספר חשבונית; מספר חשבונית של 1234-999 יכול להירשם כ- 1234-999 או כ- 1234999.
התאמה לתקציב בדוחות הכספיים . אם חשבונית ספק חויבה באופן שגוי למחלקה הלא נכונה, יתכן שמנהל מחלקה שעיין בדוחות הכספיים יגלה פער בין הסכום שנגבה לתקציב, וכך יביא את הנושא לידיעת המחלקה לחשבונאות.
בקרות תשלום
עיקר הפקדים המפורטים להלן נוגעים לתשלום בשיקים, מכיוון שזה עדיין אמצעי התשלום השולט. הפקדים הם:
הדפסה וחתימה של צ'קים מפוצלים . אדם אחד צריך להכין צ'קים, ואדם אחר צריך לחתום עליהם. על ידי כך, יש בדיקה צולבת בהנפקת מזומנים.
אחסן את כל הצ'קים במקום נעול . מלאי צ'קים שאינם בשימוש תמיד צריך להיות מאוחסן במקום נעול. אחרת, ניתן לגנוב צ'קים ולמלא אותם במרמה ולפרע אותם. המשמעות היא שכל צלחות חותמות או חותמות צריכות להיות מאוחסנות גם במיקום נעול.
עקוב אחר רצף מספרי הבדיקה המשמשים . שמור יומן שבו מופיעים טווח מספרי הצ'קים המשמשים במהלך ריצת צ'קים. זה שימושי לקביעת אם חסרים בדיקות באחסון. אין לשמור יומן זה בצ'קים המאוחסנים, מכיוון שמישהו יכול לגנוב את היומן באותו זמן שהוא גונב צ'קים.
דרוש חתימה ידנית על צ'קים . חברה יכולה לדרוש כי כל ההמחאות ייחתמו. למעשה מדובר בשליטה חלשה יחסית, מכיוון שמעטים חותמי שיקים שמתעמקים בשאלה מדוע מוציאים שיקים, ולעתים נדירות מטילים ספק בסכומים ששולמו. אם חברה בוחרת להשתמש בלוחית חותם או בחותמת במקום, אז חשוב הרבה יותר שתהיה מערכת הזמנת רכש חזקה; צוות הרכישה הופך למאשר בפועל של חשבוניות על ידי הנפקת הזמנות רכש מוקדם יותר בתהליך התשלומים.
דרוש חותם צ'קים נוסף . אם סכום הצ'ק עולה על סכום מסוים, דרוש חותם צ'ק שני. שליטה זו נותנת כביכול מספר אנשים בדרג הבכיר את ההזדמנות להפסיק לשלם. במציאות, סביר יותר להכניס רק שלב נוסף לתהליך התשלום מבלי לחזק את סביבת הבקרה.
