ספר מכירות הוא פירוט מפורט של מכירות שבוצעו, המוצג ברצף התאריכים. זה עשוי להכיל גם זיכויים שהונפקו שמפחיתים את כמות המכירות, אולי עבור מוצרים שהוחזרו על ידי הלקוחות. המידע בפנקס מכירות יכול להיות מפורט למדי, כולל פריטים כמו תאריך המכירה, מספר החשבונית, שם הלקוח, פריטים שנמכרו, סכומי מכירה, הובלה, מיסי מכר, מס ערך מוסף ועוד.
המידע בספר מכירות מסוכם מעת לעת והסכומים המצטברים מתועברים לאחר מכן לחשבונות המכירה בספר החשבונות הכללי. פרסום זה יכול להיות נדיר כמו סוף כל חודש (כחלק מתהליך הסגירה בסוף החודש) או אפילו כל יום. המידע ברמת הפירוט בפנקס המכירות נשמר נפרד מהפנקס הכללי, על מנת למנוע מכם להציף מידע רב מדי.
להלן דוגמאות כיצד ניתן להשתמש בפנקס מכירות:
דוחות כספיים . ספר המכירות הוא מסמך המקור האולטימטיבי לנתון המכירות המופיע בראש דוח רווח והפסד.
מחקר . אם מישהו רוצה לחקור נושא מכירות, הוא מתחיל בדרך כלל בניתוח ברמה גבוהה בספר הכללי, כגון ניתוח קו מגמה, ואז עובר לספר החשבונות כדי לקבוע את הפרטים בדיוק מה קרה.
ביקורת . מבקר ירצה ככל הנראה להבטיח שסכום המכירות הכולל המדווח בדוחות הכספיים של החברה הוא נכון, ויבדוק באמצעות בחירה של בחשבוניות המופיעות בפנקס המכירות, הכוללות את נתון המכירות.
במקור, פנקס המכירות נשמר באופן ידני, כאשר גם רישומים לפנקס הכללי הושלמו ביד. עם הופעתן של מערכות חשבונאות ממוחשבות, לא תמיד ניכר כי קיים ספר חשבונות מכיוון שמשתמש פשוט מחפש מספר חשבונית, טווח תאריכים או סכום ספציפי, ואף פעם לא מבין שהוא או היא ניגשים למה שנקרא בעבר. ספר החשבונות. לפיכך, המונח פחות נפוץ ממה שהיה בעבר.
