לתפיסת חשבון ההוצאות יש שתי משמעויות שונות. האחד כרוך בהוצאות נסיעה ובידור, והשני הוא מושג כללי יותר המזהה סוג חשבון. שתי ההגדרות מצוינות להלן.
חשבון הוצאות התשלומים
חשבון הוצאות מתייחס לכספים ששולמו לעובד, המשמשים אז להוצאות נסיעה ובידור. ניתן לשלם כספי חשבון הוצאות לפני הזמן בו הם מוציאים בפועל לעסקי החברה, ובמקרה זה הכספים מכונים מקדמה. לחלופין, ניתן לשלם את הכספים בתגובה להגשת דוח הוצאות על ידי עובד, ובמקרה זה הכספים מכונים החזר. מקדמה נרשמת בתחילה כנכס שוטף, בעוד שההחזר נרשם מיידית כהוצאה עם התהוותה. כאשר עובד מגיש ראיות לאופן השימוש במקדמה, נכס השוטף מוכר כהוצאה.
סכום התשלומים במזומן המשויך לחשבון הוצאות נוטה להיות הגדול ביותר כאשר הוא מקושר לעובד הפועל ללא תלות בפעילות הפנימית של עסק, שהדוגמה הטובה ביותר לו היא איש מכירות. אנשים אלה זקוקים למימון מספיק כדי לנסוע יותר מהמקובל בעובדים אחרים.
המושג חשבון ההוצאות יכול להיות מנוצל לרעה, בין אם על ידי הוצאת כספים רבים יותר ממה שנדרש אדם נבון, או על ידי קבלת מקדמות ולא שימוש במזומן מטעם העסק. כתוצאה מכך, עסקים רבים מטילים פיקוח הדוק על השימוש בחשבונות הוצאות, כולל שימוש בדוחות הוצאות, מדיניות נסיעות, ביקורת על תשלומים שבוצעו ובדיקות שוטפות של יתרת החוב בחשבון נכסי המקדמות.
סוג חשבון ההוצאות
עיקר חשבונות המשמשים בספר הכללי הם חשבונות הוצאות. זהו סוג של חשבון זמני בו מאוחסנים כל ההוצאות שהייתה לגוף במהלך תקופת חשבונאות. לפיכך, יתכנו חשבונות הוצאות עבור עמלות בנק, עלות סחורות שנמכרו, שירותים וכו '. חשבונות אלה נחשבים זמניים, מכיוון שהם מאופסים בסוף שנת הכספים, כדי לפנות מקום לרישום מערך הוצאות חדש בשנת הכספים הבאה.
