מערכת עלות תהליכים צוברת עלויות כאשר מייצרים מספר רב של יחידות זהות. במצב זה, היעיל ביותר לצבור עלויות ברמה מצטברת עבור אצווה גדולה של מוצרים ואז להקצות אותם ליחידות הבודדות המיוצרות. ההנחה היא כי העלות של כל יחידה זהה לזו של כל יחידה אחרת, ולכן אין צורך לעקוב אחר מידע ברמת יחידה בודדת. הדוגמה הקלאסית לסביבת עלויות תהליכים היא בית זיקוק לנפט, בו אי אפשר לעקוב אחר עלות יחידת נפט ספציפית בזמן שהוא עובר דרך בית הזיקוק.
מערכת עלות תהליכית צוברת עלויות ומקצה אותן בתום תקופת חשבונאות. ברמה מאוד פשוטה, התהליך הוא:
חומרים ישירים . באמצעות מערכת מלאי תקופתית או קבועה, אנו קובעים את כמות החומרים המשמשים במהלך התקופה. לאחר מכן אנו מחשבים את מספר היחידות שהחלו והושלמו במהלך התקופה, וכן את מספר היחידות שהחלו אך לא הושלמו (יחידות עבודה בתהליך). אנו מניחים בדרך כלל כי חומרים מתווספים בתחילת תהליך הייצור, מה שאומר שיחידת עבודה בתהליך זהה ליחידה שהושלמה מנקודת מבט של הקצאת עלויות חומר. לאחר מכן אנו מקצים את כמות החומרים הישירים המשמשים בהתבסס על סך היחידות המיוצרות באופן מלא וחלקי.
עבודה ישירה . העבודה מצטברת ביחידות לאורך כל תהליך הייצור, ולכן קשה יותר להתחשב בה מאשר חומרים ישירים. במקרה זה אנו מעריכים את רמת ההשלמה הממוצעת של כל יחידות העבודה בתהליך ומקצים עלות עבודה ישירה סטנדרטית על בסיס אחוז זה. אנו גם מקצים את עלות העבודה הסטנדרטית המלאה לכל היחידות שהחלו והושלמו בתקופה. אם יש הבדל בין עלות העבודה הישירה בפועל לבין הסכום שגובה הייצור בתקופה, ניתן לגבות את ההפרש בעלות הסחורה שנמכרה או חלוקה בין היחידות המיוצרות.
תקורה . תקורה מוקצה באופן דומה למה שתואר זה עתה לעבודה ישירה, כאשר אנו מעריכים את רמת ההשלמה הממוצעת של כל יחידות העבודה בתהליך, ומקצים כמות תקורה סטנדרטית בהתבסס על אחוז זה. לאחר מכן אנו מקצים את כמות התקורה המלאה לכל היחידות שהחלו והושלמו בתקופה. כמו במקרה של עבודה ישירה, כל הבדל בין עלות התקורה בפועל לבין הסכום שגובה הייצור בתקופה מחויב בעלות הסחורה שנמכרה או מחולקת בין היחידות המיוצרות.
עלויות שהוקצו ליחידות המיוצרות או בתהליך נרשמות בחשבון נכסי המלאי, שם הוא מופיע במאזן. כאשר הסחורה נמכרת בסופו של דבר, העלות מועברת לחשבון עלות הסחורה שנמכרה, שם היא מופיעה בדוח רווח והפסד.
מערכות חלופיות
אם מערכת עלות תהליכים אינה משתלבת היטב עם מערכות חשבונאות עלויות של החברה, קיימות שתי מערכות אחרות שעשויות להתאים יותר. מערכת עלות העבודה נועדה לצבור עלויות עבור יחידות בודדות או עבור קבוצות ייצור קטנות. האפשרות האחרת היא מערכת עלות היברידית, שבה משתמשים בתמחור תהליכים בחלק מהזמן ומשתמשים בעלויות עבודה בשאר הזמן; זה עובד הכי טוב בסביבות ייצור שבהן חלק מהייצור הוא במנות גדולות, ושלבי עבודה אחרים כרוכים בעבודה ייחודית ליחידות בודדות.
