מערכות המלאי התקופתיות והתמידיות הן שיטות שונות המשמשות למעקב אחר כמות הסחורות בהישג יד. המתוחכמת יותר מבין השניים היא המערכת התמידית, אך היא דורשת הרבה יותר שמירה על תיעוד. המערכת התקופתית מסתמכת על ספירה פיזית מדי פעם של המלאי כדי לקבוע את יתרת המלאי הסופית ואת עלות הסחורות שנמכרו, בעוד שהמערכת התמידית עוקבת אחר רמות מתונות של מלאי. ישנם מספר הבדלים אחרים בין שתי המערכות, שהם כדלקמן:
חשבונות . במערכת התמידית, יש עדכונים שוטפים לספר החשבונות הכללי או לחשבונאות המלאי כאשר מתרחשות עסקאות הקשורות למלאי. לעומת זאת, במערכת מלאי תקופתית, אין כל עלות של הזנת חשבון שנמכרה בחשבון בתקופה חשבונאית עד למועד שיש ספירה פיזית, המשמשת להפקת עלות הסחורות שנמכרו.
מערכות מחשב . אי אפשר לקיים ידנית את הרשומות של מערכת מלאי תמידית, מכיוון שיכולות להיות אלפי עסקאות ברמת היחידה בכל תקופת חשבונאות. לעומת זאת, הפשטות של מערכת מלאי תקופתית מאפשרת שימוש ברישום רישומים ידני עבור מלאים קטנים מאוד.
עלות טובין שנמכרו . על פי המערכת התמידית, ישנם עדכונים שוטפים לעלות חשבון הסחורות שנמכרו כאשר כל מכירה מתבצעת. לעומת זאת, על פי מערכת המלאי התקופתי, עלות הסחורה שנמכרה מחושבת בסכום חד פעמי בסוף תקופת החשבונאות, על ידי הוספת סך הרכישות למלאי ההתחלתי והפחתת מלאי הסיום. במקרה האחרון, המשמעות היא שקשה יהיה להשיג עלות מדויקת של נתון הנמכר לפני סוף תקופת החשבונאות.
ספירת מחזור . אי אפשר להשתמש בספירת מחזור תחת מערכת מלאי תקופתית, מכיוון שאין דרך להשיג ספירת מלאי מדויקת בזמן אמת (המשמשת כבסיס לספירת מחזור).
רכישות . על פי המערכת התמידית, רכישות המלאי נרשמות בחשבון מלאי חומרי הגלם או בחשבון הסחורה (תלוי באופי הרכישה), בעוד שישנה גם ערך ספירת יחידות לרשומה האישית הנשמרת עבור כל פריט מלאי. לעומת זאת, במערכת מלאי תקופתית, כל הרכישות נרשמות בחשבון נכסי רכישה, ואין רשומות מלאי בודדות שאליהן ניתן להוסיף מידע על ספירת יחידות.
חקירות עסקה . כמעט בלתי אפשרי לעקוב אחר רישומי החשבונאות במערכת מלאי תקופתית כדי לקבוע מדוע אירעה שגיאה הקשורה למלאי מכל סוג שהוא, מכיוון שהמידע מצטבר ברמה גבוהה מאוד. לעומת זאת, חקירות כאלה קלות בהרבה במערכת מלאי תמידית, שבה כל העסקאות זמינות בפירוט ברמת היחידה הבודדת.
רשימה זו מבהירה כי מערכת המלאי התמידי עדיפה בהרבה על מערכת המלאי התקופתי. המקרה העיקרי בו מערכת תקופתית עשויה להיות הגיונית הוא כאשר כמות המלאי קטנה מאוד, וכי אתה יכול לבחון אותה באופן חזותי ללא צורך מיוחד ברשומות מלאי מפורטות יותר. המערכת התקופתית יכולה לעבוד גם כשצוות המחסן מאומן בצורה גרועה בשימושים במערכת מלאי תמידית, מכיוון שהם עלולים לרשום בשוגג עסקאות מלאי באופן שגוי במערכת נצחית.
