לְמַמֵן

הפרדת תפקידים

תפיסת הפרדת התפקידים אוסרת על הקצאת אחריות לאדם אחד לרכישת נכסים, אחזקתם ושמירת רישומים נלווים. לדוגמא, אדם אחד יכול לבצע הזמנה לרכישת נכס, אך אדם אחר חייב לרשום את העסקה ברשומות החשבונאיות. על ידי הפרדת חובות, קשה הרבה יותר לבצע הונאה, מכיוון שלפחות שני אנשים חייבים לעבוד יחד כדי לעשות זאת - וזה הרבה פחות סביר מאשר אם אדם אחד אחראי לכל ההיבטים של עסקה חשבונאית.

דוגמאות להפרדת חובות הן:

  • מזומנים . אדם אחד פותח מעטפות המכילות צ'קים, ואדם אחר רושם את השיקים במערכת הנהלת החשבונות. זה מקטין את הסיכון שהמחאות יוסרו מהחברה ויופקדו בחשבון הצ'קים של האדם עצמו.

  • חשבונות חייבים . אדם אחד רושם מזומנים שהתקבלו מלקוחות, ואדם אחר יוצר תזכירי אשראי ללקוחות. זה מקטין את הסיכון שעובד יפנה תשלום נכנס מלקוח ויכסה את הגניבה באשראי תואם לחשבון של אותו לקוח.

  • מלאי . אדם אחד מזמין סחורות מספקים, ואדם אחר רושם את הסחורה שהתקבלה במערכת הנהלת החשבונות. זה מונע מהאדם הרוכש להסיט את הסחורה הנכנסת לשימוש עצמו.

  • שכר . אדם אחד אוסף את פרטי השכר ברוטו ואת שכר הנטו עבור שכר, ואדם אחר מאמת את החישובים. זה מונע מפקיד שכר להגדיל באופן מלאכותי את הפיצויים של כמה עובדים, או ליצור ולשלם עובדים מזויפים.

בעיה בהפרדת התפקידים היא שהיא הרבה פחות יעילה וגוזלת זמן יותר מאשר שאדם יחיד יהיה אחראי על כל היבטי העסקה. לפיכך, עליך לבחון את הפשרה בין הגדלת רמת השליטה לבין הפחתת היעילות בעת ההחלטה אם ליישם את הפרדת החובות באזורים מסוימים. בהחלט יתכן שהשיפור בשליטה אינו מספיק כדי לקזז את רמת היעילות המופחתת.

תפיסה מוטעית לגבי הפרדת חובות היא שהיא מקטינה את כמות הטעויות החשבונאיות. זה קורה רק אם יש הזנת נתונים כפולה, או אם מספר אנשים מאמתים את עבודתם של זה. זו לא המטרה של תפיסת הפרדת התפקידים, שמטרתה לתת משימות מסוימות לאדם אחד, ומשימות אחרות לאדם אחר - הרעיון אינו מיועד לשכפול משימות, ולכן סביר להניח כי טעויות חשבונאיות לא יופחתו. .

תנאים דומים

הפרדת התפקידים מכונה גם הפרדת חובות.