התחייבות שלילית מופיעה בדרך כלל במאזן כאשר חברה משלמת יותר מהסכום הנדרש בהתחייבות. לדוגמה, אם היית משלם בטעות חשבונית ספק פעמיים, התשלום הראשון יפחית את ההתחייבות המקורית שנרשמה בחשבונות שישולמו לאפס, בעוד שהתשלום השני לא יהיה בעל חובת קיזוז, וכתוצאה מכך תהיה התחייבות שלילית במאזן.
התחייבויות שליליות הן בדרך כלל עבור סכומים קטנים המצטברים להתחייבויות אחרות. לעתים קרובות הם מופיעים במרשם החשבונות כזיכויים, שבהם יכולים צוות חשבונות החברה לשמש כדי לקזז תשלומים עתידיים לספקים. מבחינה טכנית, התחייבות שלילית היא נכס של החברה, ולכן יש לסווג אותה כהוצאה ששולמה מראש.
רוב ההתחייבויות השליליות נוצרות בטעות, ולכן נוכחותן מעידה על בעיות במערכת החשבונאית הבסיסית. לדוגמה, ייתכן שתוכנת הנהלת החשבונות אינה מזהה ומסמנת מספרי חשבוניות ספקים כפולים, ומאפשרת לשלם שוב חשבוניות שהוגשו יותר מפעם אחת.
