בקרת עלויות כוללת הפחתות הוצאות ממוקדות במטרה להגדיל את הרווחים. ליישום רמת שליטה זו יכולה להיות השפעה חיובית עמוקה על הרווחים בטווח הארוך. ארבעת השלבים הבאים קשורים לבקרת עלויות:
צור קו בסיס . קבעו תקן או בסיס שניתן להשוות נגדם עלויות בפועל. תקנים אלה עשויים להיות מבוססים על תוצאות היסטוריות, שיפור סביר בתוצאות היסטוריות או ביצועי העלות התיאורטיים הטובים ביותר. החלופה האמצעית נחשבת בדרך כלל כמניבה את התוצאות הטובות ביותר מכיוון שהיא מציבה סטנדרט בר השגה.
חישב שונות . חשב את השונות בין התוצאות בפועל לבין התקן או הבסיס שצוינו בשלב הראשון. דגש מיוחד מושם על איתור שונות לא טובה, שהם עלויות בפועל הגבוהות מהצפוי. אם שונות איננה מהותית, לא כדאי לדווח על הפריט להנהלה.
בדקו שונות . ערוך פירוט מפורט למידע העלות בפועל כדי לברר את הסיבה לשונות שלילית.
תנקוט פעולה . בהתבסס על המידע שנמצא בשלב הקודם, המלץ להנהלה על כל פעולות תיקון הדרושות כדי להפחית את הסיכון להמשך שינויי עלויות שליליים.
הצעדים הקודמים מומלצים רק אם חברה מנסה בשגרה לכפות את העלויות שלה בפועל כדי להתאים מקרוב את מבנה העלויות המתוקצבת שלה. אם אין תקציב, דרך חלופית לתרגול בקרת עלויות היא התוויית פריטי עלות בודדים מדוח רווח והפסד על קו מגמה. אם יש זינוק יוצא דופן בקו המגמה, הרי שהזינוק נחקר ביחס לרמת העלות הממוצעת, וננקטת פעולה מתקנת. לפיכך, פעולה ללא תקציב מבטלת את שני השלבים הראשונים ברשימת הפעילויות הקודמת, אך בקרת העלויות עדיין מצריכה עבודות חקירה והמלצות להנהלה על פעולות מתקנות.
בעלי המניות של חברה בבעלות ציבורית מעוניינים במיוחד במערכת בקרת עלויות, מכיוון שהם מבינים כי שליטה הדוקה נותנת לחברה השפעה ניכרת על תזרימי המזומנים והרווחים המדווחים שלה.
