תרשים מספרי חשבונות

תרשים מספור החשבונות כולל הגדרת מבנה החשבונות שישמשו, כמו גם הקצאת קודים ספציפיים לחשבונות הספרים הכלליים השונים. מערכת המספור בה נעשה שימוש היא קריטית לדרכי האחסון וההתמודדות של מידע פיננסי. סוג המספור הראשון שקבע עבור תרשים חשבונות כולל את המבנה שלהם. זו הפריסה של מספר חשבון, והיא כוללת את הרכיבים הבאים:

קוד חלוקה - זהו בדרך כלל קוד דו ספרתי המזהה חלוקה ספציפית של חברה בתוך חברה מרובת חלוקות. היא אינה בשימוש על ידי חברה אחת. ניתן להרחיב את הקוד לשלוש ספרות אם יש יותר מ- 99 חברות בנות.

קוד מחלקה - בדרך כלל זהו קוד דו ספרתי המזהה מחלקה ספציפית בחברה, כגון מחלקת הנהלת חשבונות, הנדסה או ייצור.

קוד חשבון - בדרך כלל זהו קוד בן שלוש ספרות המתאר את החשבון עצמו, כגון רכוש קבוע, הכנסות או הוצאות אספקה.

לדוגמא, חברה מרובת חלוקות עם מספר מחלקות בכל חברה תשתמש ככל הנראה בתרשים חשבונות שמספור באופן זה: xx-xx-xxx

כדוגמה נוספת, חברת חטיבה יחידה עם מספר מחלקות יכולה לוותר על שתי הספרות הראשונות, ובמקום זאת להשתמש בתכנית המספור הבאה: xx-xxx

כדוגמה אחרונה, עסק קטן יותר ללא מחלקות כלל יכול פשוט להשתמש בקוד התלת ספרתי שהוקצה לחשבונותיו, שהוא: xxx

לאחר הגדרת מבנה הקידוד, מספור החשבונות יכול להתקיים. זהו קידוד תלת ספרתי אליו התייחסו בעבר. חברה יכולה להשתמש בכל מערכת מספור שהיא רוצה; אין גישה מחויבת. עם זאת, תכנית קידוד נפוצה היא כדלקמן:

נכסים - קודי חשבון 100-199

התחייבויות - 200-299

חשבונות הון - 300-399

הכנסות - 400-499

הוצאות - 500-599

כדוגמה מלאה למתווה הקודם של המספור, חברת אם מקצה את מעצבת "03" לאחת מחברות הבנות שלה, את "07" למחלקת ההנדסה, ואת "550" על הוצאות הנסיעה והבידור. התוצאה היא תרשים החשבונות הבא:

03-07-550