תקופת הגבייה המתקבלת בחשבונות משווה את יתרת החוב העסקית לסך מכירותיה. השוואה זו משמשת להערכת כמה זמן הלקוחות לוקחים לשלם למוכר. נתון נמוך נחשב לטוב ביותר, מכיוון שמשמעותו שעסק נועל פחות כספים בחשבונות חייבים, וכך יכול להשתמש בכספים למטרות אחרות. כמו כן, כאשר החייבים נותרים ללא תשלום למשך פרק זמן מצומצם, קיים פחות סיכון ללקוחות לברירת מחדל בתשלום.
מספר המכירות של ימי החוב הוא שימושי ביותר בהשוואה למספר הימים הרגיל שלקוחות מותרים לפני התשלום. לפיכך, נתון DSO של 40 יום עשוי להיראות מצוין בתחילה, עד שתבין שתנאי התשלום הרגילים הם חמישה ימים בלבד. ניתן להשוות את DSO גם לתקן בתעשייה, או ל- DSO הממוצע עבור המצטיינים ביותר בענף, כדי לשפוט את ביצועי האוסף.
שילוב של מתן אשראי נבון ופעילות גבייה איתנה מצוין כאשר נתון ה- DSO ארוך בכמה ימים בלבד מתנאי התשלום הרגילים. מנקודת מבט ניהולית, הכי קל לזהות בעיות גבייה ברמה ברוטו על ידי מעקב אחר DSO בקו מגמה, וצפייה בזינוק פתאומי במדידה בהשוואה למה שדווח בתקופות קודמות.
כדי לחשב DSO, חלק 365 ימים לכמות מכירות האשראי השנתית כדי להגיע למכירות אשראי ליום, ואז חלק את הנתון לחשבונות הממוצעים המתקבלים לתקופת המדידה. לפיכך, הנוסחה היא:
חשבונות ממוצעים חייבים ÷ (מכירות שנתיות ÷ 365 יום)
לדוגמא, הבקר של אוברלין אקוסטיקה, יצרן מותג הגיטרות החשמליות ריינו המפורסם, רוצה להפיק את ימי המכירות שנותרו בחברה לתקופת הדיווח באפריל. בחודש אפריל, היתרות לקבלת חשבונות בתחילת וסיום היו 420,000 $ ו- 540,000 $ בהתאמה. סך מכירות האשראי במשך 12 החודשים שהסתיימו ב- 30 באפריל היה 4,000,000 $. הבקר מקבל את חישוב ה- DSO הבא ממידע זה:
((420,000 $ התחייבויות + 540,000 $ סיום חייבים) ÷ 2)
÷ (4,000,000 $ מכירות אשראי ÷ 365 ימים)
=
480,000 $ חשבונות ממוצעים חייבים
÷ 10,959 $ מכירות אשראי ליום
= 43.8 ימים
ייתכן שהמתאם בין נתון המכירות השנתי המשמש בחישוב לבין נתוני החשבונות הממוצעים אינו קרוב, וכתוצאה מכך מספר DSO מטעה. לדוגמא, אם לחברה יש מכירות עונתיות, נתון הקבילות הממוצע עשוי להיות גבוה או נמוך במיוחד בתאריך המדידה, תלוי היכן החברה נמצאת בחיוב העונה שלה. לפיכך, אם חייבים נמוכים באופן יוצא דופן בעת ביצוע המדידה, ימי ה- DSO ייראו נמוכים באופן יוצא דופן, ולהיפך אם החייבים גבוהים במיוחד. ישנן שתי דרכים לחסל את הבעיה:
שנתי חייבים . צור נתון ממוצע של חשבונות המשתרע על פני כל תקופת המדידה לשנה שלמה.
מדוד תקופה קצרה יותר . אמץ חישוב רבעוני של DSO, כך שהמכירות בשלושת החודשים האחרונים מושוות לחובות הממוצעים בשלושת החודשים האחרונים. גישה זו שימושית ביותר כאשר המכירות משתנות מאוד לאורך כל השנה.
לא משנה מה מתודולוגיית המדידה שתקבל עבור DSO, הקפידו להשתמש בה בעקביות מתקופה לתקופה, כך שהתוצאות יהיו דומות בקו מגמה.
