לְמַמֵן

רישום עסקאות חשבונאיות

כאשר מתרחשת עסקה חשבונאית, ניתן לרשום אותה בספרי הארגון במספר דרכים. נקודות התבליט הבאות מציינות את השיטות הנפוצות ביותר הקיימות:

  • רשומות יומן. השיטה הבסיסית ביותר המשמשת להקלטת עסקה היא רישום היומן, שם רואה החשבון מזין ידנית את מספרי החשבון ואת החיובים והזיכויים עבור כל עסקה בודדת. גישה זו גוזלת זמן וכפופה לטעויות, ולכן בדרך כלל שמורה להתאמות ולערכים מיוחדים. בנקודות התבליט שלהלן נציין את הגישות האוטומטיות יותר הנהוגות בתוכנות הנהלת חשבונות כדי להקליט את העסקאות החשבונאיות הנפוצות יותר.

  • קבלת חשבוניות ספק . כאשר מתקבלת חשבונית ספק, רואה החשבונות רושם אותה למודול לתשלומי החשבונות בתוכנת הנהלת החשבונות. המודול יוצר באופן אוטומטי רישום יומן המחייב את ההוצאה או חשבון הנכס הרלוונטי, ומזכה את חשבון ההתחייבות לתשלום.

  • הנפקת חשבונית ספק . כאשר אמורה להיווצר חשבונית עבור לקוח, רואה החשבון מזין את המידע הרלוונטי אודות המחיר, כמות היחידה ומס הכניסה החלים על מודול החיוב בתוכנת החשבונאות. המודול יוצר באופן אוטומטי רשומת יומן המחייבת במזומן או בחשבון החשבונות, ומזכה את חשבון המכירות. יכול להיות שיש גם זיכוי לחשבון חבות במס מכירה.

  • הנפקת תשלומי ספק . כאשר משלמים לספקים רואה החשבון בודק את מספרי החשבוניות שיש לשלם במודול לתשלומי החשבונות בתוכנת הנהלת החשבונות. לאחר מכן התוכנה מדפיסה צ'קים או מוציאה תשלומים אלקטרוניים, תוך שהיא מחייבת את חשבון החשבון לתשלום וזיכוי חשבון המזומן.

  • הוצאת משכורות . כאשר יש לשלם לעובדים, רואה החשבון מזין את שיעורי השכר ושעות העבודה של כל העובדים למודול השכר של תוכנת הנהלת החשבונות. המודול יוצר באופן אוטומטי רישום יומן המחייב את חשבונות הפיצויים והוצאות שכר, ומזכה מזומנים. זה יכול להיות ערך די מורכב, מכיוון שהוא עשוי להתייחס גם לקישוטים ולניכויים אחרים, ולרשום בנפרד כמה סוגים של מיסי שכר.

שיטות רישום אלה כולן יוצרות רשומות בספר החשבונות הכללי, או אחרת בספר חשבונות הבת שמתגלגל לאחר מכן לספר החשבונות הכללי. משם העסקאות מצטברות לדוחות הכספיים.