כאשר מוכר מאפשר ללקוח לשלם עבור מכירה לאורך מספר שנים, המוכר מטפל בתדירות גבוהה על ידי המוכר בשיטת התשלומים. בגלל פרק הזמן הארוך הכרוך בכך, הסיכון להפסד כתוצאה מאי תשלום הלקוח הוא גבוה יותר, ולכן אדם נבון היה דוחה את ההכרה בחלק כלשהו של המכירה - וזה מה ששיטת התשלום עושה.
הנסיבה העיקרית בה נעשה שימוש בשיטת התשלום היא עסקה בה הקונה מבצע מספר תשלומים תקופתיים למוכר, ולא ניתן לקבוע את גביית המזומנים מהלקוח. זוהי שיטת זיהוי אידיאלית עבור פריטים בדולרים גדולים, כגון:
נדל"ן
מְכוֹנוֹת
מוצרי חשמל
שיטת התשלומים עדיפה על חשבונאות בסיס צבירה כללית כאשר תשלומים עשויים להתקבל במשך מספר שנים, שכן בסיס הצבירה עשוי להכיר את כל ההכנסות מלפנים, מבלי להביא בחשבון את כל הסיכון הטמון בעסקה. שיטת התשלומים שמרנית יותר, מכיוון שהכרה בהכנסות נדחקת אל העתיד, ובכך מקלה על קשירת הכנסות המזומנים בפועל להכנסות.
סקירה כללית של שיטת התשלומים היא שמי שמשתמש בה מגדיר את המרווח הגולמי בעסקת מכר עד לקבלת המזומן בפועל. כאשר בסופו של דבר נגבים חשבונות חייבים, מוכר חלק מהרווח הגולמי הנדחה מהחישוב הבא:
רווח גולמי% x מזומנים שנאספו
השימוש בשיטת התשלומים מחייב רישום משמר של רישום למשך תשלומי התשלומים הנלווים. על צוות הנהלת החשבונות לעקוב אחר כמות ההכנסות הנדחות שנותרו בכל חוזה שטרם הוכר, וכן את אחוז הרווח הגולמי ממכירות תשלומים בכל שנה נפרדת. השלבים הבאים משמשים לצורך התחשבות בעסקת מכירת תשלומים:
רשמו מכירות תשלומים בנפרד מסוגים אחרים של מכירות, ועקבו אחר החייבים הקשורים, מרובדים לפי השנה בה נוצרו החייבים במקור.
עקוב אחר תקבולים במזומן כשהם מגיעים למכירות התשלומים אליהם הם מתייחסים.
בתום כל שנת כספים העבר את הכנסות המכירות בתשלומים ואת עלות המכירות שהתרחשו באותה שנה לחשבון רווח גולמי דחוי.
חשב את שיעור הרווח הגולמי למכירות תשלומים המתרחשות באותה שנה.
החל את שיעור הרווח הגולמי לשנה הנוכחית על מזומנים שנגבו על חייבים ממכירות השנה הנוכחית כדי להפיק את הרווח הגולמי שניתן לממש.
החל את שיעור הרווח הגולמי לשנים קודמות על קבלות המזומנים המגיעות המתייחסות למכירות תשלומים שהתרחשו באותן תקופות קודמות, והכיר בסכום הרווח הגולמי שנוצר.
כל רווח גולמי דחוי בסוף השנה הנוכחית מועבר לשנה הבאה, כדי להיות מוכר במועד מאוחר יותר עם שילם החיובים הנלווים.
