השקעה של חברה במלאי היא בדרך כלל גדולה, והיא עשויה להיות מורכבת מפריטים רבים של סחורה שניתן לגנוב ולמכור אותם מחדש. אם המלאי מכיל בעיקר חומרי גלם, מעקב אחריו חיוני בכדי להבטיח שתהליכי הייצור המשתמשים בו לא יחסרו חומרים. פירוש הדבר שעליך ליישם מערך בקרות, כדי למנוע גניבה או כדי להבטיח שפעולת הייצור לא תחסר תשומות. אנו מתארים להלן מספר בקרות עיקריות שיש לקחת בחשבון בהשקעת המלאי שלך. בקרות פנימיות מרכזיות למלאי שלך הן:
גדר ונעל את המחסן . בקרת המלאי החשובה ביותר היא פשוט נעילת המחסן. משמעות הדבר היא שאתה בונה גדר סביב המלאי, נועל את השער ומאפשר רק לאישור מורשה להיכנס למחסן.
ארגן את המלאי . זה אולי לא נראה כמו שליטה פשוט לארגן את המלאי במחסן, אבל אם אתה לא יכול למצוא אותו, אתה לא יכול לשלוט בו. לפיכך, בסיס בסיסי לבקרה הפנימית של המלאי הוא מספר כל המיקומים, זיהוי כל פריט מלאי ומעקב אחר פריטים אלה לפי מיקום.
ספר את כל המלאי הנכנס . לא רק לקחת את המילה של הספק כי הכמות שצוינה במשלוח היא הנכונה. ספר את המלאי לפני שתקליט אותו כפי שהתקבל. זה מונע מהכנסת שגיאות לרשומות המלאי.
בדוק מלאי נכנס . ודא שכל המלאי הנכנס הוא מהסוג הנכון ואינו פגום. יש להחזיר את כל הפריטים שנכשלו בבדיקה, וצוות החשבונות חייב להודיע כי אין לשלם עבור הפריטים שהוחזרו.
תייג את כל המלאי . יש לזהות כל גרוטאות מלאי במחסן עם תג, המציין את מספר החלק, התיאור, יחידת המידה והכמות. אחרת, פריטי מלאי חייבים להיות מזוהים בצורה שגויה.
הפרד מלאי בבעלות הלקוח . אם יש מלאי באתר שהלקוחות מחזיקים, סביר להניח שצוות המחסן יספור אותו כאילו הוא בבעלות החברה, ולכן יהיה קיים נוהל לסימון פריטים אלה בבעלות הלקוח בעת הגעתם, ולהפריד אותם בתוך חלק נפרד מהמחסן.
תקן את שמירת הרשומות לאיסוף מלאי . כאשר פריט נבחר מהמדף במחסן, לשימוש באזור הייצור או למכירה ללקוחות, יש לבצע נוהל סטנדרטי להקלטת הבחירות ברגע שהם עוזבים את המחסן (וזה קל יותר אם יש גדר מחסן. , והמלאי יכול לעבור רק דרך שער מבוקר יחיד).
חתום על כל המלאי שהוסר מהמחסן . אם מוציאים פריטי מלאי מהמחסן מסיבות שאינן בתהליך הקטיף הרגיל, יש להסיר את האדם שמסיר את שלט המלאי לצורך ההסרה, כך שיהיה רישום האחראי.
ביקורת שטר החומרים . שטר החומרים הוא תיעוד של החלקים המשמשים לבניית מוצר. שטר החומרים משמש לקליטת פריטים מהמלאי, כך שאם השטר שגוי, הקוטפים ימשכו סכומים שגויים מהמחסן. זה מצריך ביקורת תקופתית של כל שטר, כמו גם גישה באמצעות סיסמה בלבד לשטרות החומרים במערכת המחשוב.
עקוב אחר דרישות והחזרות נוספות . אם צוות הייצור מבקש הנפקות נוספות של חלקים, או מחזיר סכומים עודפים למחסן, הרי שישנה טעות ברשומות הקטיף (אולי בכתב החומרים, כפי שצוין לעיל).
ערוך סקירת מלאי מיושנת תקופתית . המחסן יכול בסופו של דבר להיחנק ממלאי מיושן שלא ניתן להשתמש בו, מה שדורש עלויות אחסון גבוהות וגם מפריע לרכיבים הדרושים בייצור. צרו לוח סקירת חומרים שמסרוק מעת לעת ברשומות המלאי כדי לקבוע אילו פריטים יש למכור או לבטל בדרך אחרת.
ספירת מחזור התנהלות . בקשו מצוות המחסן לבצע ספירות קטנות ותכופות של חלק קטן מהמלאי, ולבדוק ולתקן את כל השגיאות שהם מוצאים. זה משפר בהדרגה את דיוק רשומות המלאי.
חקור רשומות מלאי באיזון שלילי . אם ברישומי החשבונאות עולה כי יש מלאי שלילי בהישג יד, ברור שיש פגם עסקי שגרם ליתרה השלילית. זהו יעד עיקרי לחקירה מפורטת.
רשום עסקאות גרוטאות . לא רק לזרוק גרוטאות לפח גרוטאות כשזה קורה. אם תעשה זאת, מערכת הנהלת החשבונות עדיין חושבת שהפריט הגרוט נמצא במלאי, וכך תגזים בכמות המלאי. במקום זאת, צור נוהל למעקב אחר גרוטאות על בסיס קבוע.
מספר בעיות עדיין עשויות להתעורר עם דיוק רשומות המלאי למרות בקרות אלה, לכן היה מוכן להוסיף בקרות נוספות אם הבעיות מתמשכות.
