לְמַמֵן

ניתוח חשבונות חייבים

סקירה כללית של חשבונות חייבים

חשבונות חייבים הם הסכומים המגיעים לעסק על ידי לקוחותיו, והם מורכבים ממספר גדול ככל הנראה של סכומי חשבונית. חשבונות חייבים מהווים את המקור העיקרי לתזרים המזומנים הנכנס עבור מרבית העסקים, לכן עליכם לנתח חשבוניות אלה באופן מצטבר כדי לוודא את מצבם של תזרימי המזומנים הבסיסיים. להלן מספר טכניקות ניתוח חשבונות חייבים.

ניתוח חשבונות חייבים

אחת השיטות הקלות ביותר לניתוח מצב חשבונות חייבים של החברה היא הדפסת דוח יישון חייבים, שהוא דו"ח רגיל בכל חבילת תוכנה חשבונאית. דוח זה מחלק את גיל החשבונות לדליים שונים, שלעתים תוכלו לשנות בתוכנת הנהלת החשבונות כדי להתאים לתנאי החיוב שלכם. דלי הזמן הנפוצים ביותר הם מגיל 0-30 יום, בני 31-60 יום, בני 61-90 יום ומעלה מ 90 יום. כל חשבוניות שנפלות בדלי הזמן המייצגות תקופות הגדולות מ- 30 יום גורמות לתחושת אזעקה הולכת וגוברת, במיוחד אם הן נופלות לדלי הזמן העתיק ביותר. יש לשים לב למספר נושאים כאשר אתה מנתח על סמך דוח הזדקנות, והם:

  • תנאי אשראי פרטניים . ייתכן שההנהלה אישרה תנאי אשראי ארוכים במיוחד ללקוחות ספציפיים, או אולי רק עבור חשבוניות מסוימות. אם כן, פריטים אלה עשויים להיראות באיחור חמור לתשלום כאשר הם, למעשה, עדיין אינם אמורים לתשלום כלל.

  • מרחק ממועד החיוב . בחברות רבות, רוב החשבוניות מחויבות בסוף החודש. אם אתה מריץ את דוח ההזדקנות כעבור מספר ימים, סביר להניח שהוא עדיין יציג חשבונות שטרם נותרו מלפני חודש שהתשלום עומד להגיע אליהם, כמו גם הסכום המלא של כל החייבים שחויבו זה עתה. בסך הכל נראה כי חייבים במצב גרוע. עם זאת, אם היית מריץ את הדוח ממש לפני פעילויות החיוב בסוף החודש, יהיו הרבה פחות חייבים בדוח, וייתכן שנראה שיש מעט מאוד מזומנים שמגיעים מחייבים שלא נגבו.

  • גודל דלי זמן . עליך להתאים בערך את משך זמן דלי הדוח לתנאי האשראי של החברה. לדוגמא, אם תנאי האשראי הם רק עשרה ימים והפעם הראשונה מתפרשת על פני 30 יום, כמעט כל החשבוניות נראות עדכניות.

  • זיכויים שלא הוחלו . ייתכן שיש זיכויים שלא הוחלו על הדוח. אם כן, נקה את הדו"ח על ידי מחקר על אילו חשבוניות היה עליהן להחיל. פעולה זו עשויה להפחית את כמות החייבים באיחור המופיעים בדוח.

כלי ניתוח נוסף לניהול חשבונות הוא קו המגמה. באפשרותך לשרטט את יתרת יתרת החוב בסוף כל חודש בשנה האחרונה, ולהשתמש בה כדי לחזות את סכום החייבים שאמור להיות עובר בעתיד הקרוב. זהו כלי יקר במיוחד כאשר המכירות הן עונתיות, מכיוון שתוכלו להחיל שונות עונתית על אומדני רמות המכירות העתידיות.

ניתוח מגמות שימושי גם להשוואת אחוז החובות הרעים למכירות לאורך תקופה מסוימת. אם יש מגמה חוזרת חזקה באחוז זה, ההנהלה עשויה לרצות לנקוט בפעולה. לדוגמא, אם אחוז החובות הרעים עולה, ההנהלה עשויה לרצות לאשר תנאי אשראי מהודקים יותר ללקוחות. לעומת זאת, אם אחוז החובות הרעים נמוך במיוחד, ההנהלה עשויה לבחור לרפות אשראי על מנת להרחיב את המכירות ללקוחות מסוכנים מעט יותר. זהו כלי שימושי במיוחד כאשר אתה מבצע ניתוח אחוזי חוב רעים עבור לקוחות בודדים, מכיוון שהוא יכול להבחין בבעיות שעשויות להצביע על פשיטת רגל קרובה של לקוח.

יש לשים לב למספר נושאים כאשר אתה משתמש בניתוח קווי מגמה, שהם:

  • שינוי במדיניות האשראי . אם ההנהלה אישרה שינוי במדיניות האשראי, זה יכול להוביל לשינויים פתאומיים ברמת החוב או ברמות החוב הרע.

  • שינוי במוצרים או בקווים עסקיים . אם חברה מוסיפה לתערובת המוצרים או קווי העסקים שלה או מוחקת אותה, הדבר עלול לגרום לשינויים עמוקים במגמת החשבונות.

  • שינוי בתנאים העסקיים . אם הכלכלה נמצאת בדעיכה, תיתכן מגמה הולכת וגוברת של חובות רעים שהיא הרבה מעל הממוצע ההיסטורי.

סוג שלישי של ניתוח חשבונות הוא ניתוח יחס. היחס הנפוץ ביותר הוא תקופת גביית החשבונות, אשר חושפת את מספר הימים שחשבונית לקוח ממוצעת נותרה שטרם נפרעה. הנוסחה היא:

חשבונות ממוצעים חייבים ÷ (מכירות שנתיות ÷ 365 יום)

לדוגמא, אם בדרך כלל יש 500,000 $ של חשבונות חייבים בכל עת והמכירות השנתיות הן 3.65 מיליון דולר, תקופת גביית החשבונות מחושבת כ:

500,000 $ חשבונות חייבים ÷ (3,650,000 $ מכירות שנתיות ÷ 365 יום)

= תקופת איסוף 50 יום

בדוגמה, איננו יכולים לדעת אם תקופת גבייה של 50 יום טובה או רעה, מכיוון שאיננו יודעים מה משך תנאי האשראי.

לסיכום, הדרך הטובה ביותר לנתח חשבונות חייבים היא להשתמש בכל שלוש הטכניקות שצוינו כאן. באפשרותך להשתמש בתקופת גביית החשבונות לקבל מושג כללי על יכולתה של חברה לגבות את חשבונות החייבים שלה, להוסיף ניתוח של דוח ההזדקנות כדי לקבוע במדויק אילו חשבוניות גורמות לבעיות גבייה, ואז להוסיף ניתוח מגמה כדי לראות אם בעיות אלה השתנו עם הזמן.

סוגי ניתוח אחרים

ניתוח מעניין הקשור לחשבונות חייבים הוא קו מגמה של שיעור מכירות הלקוחות שמשולמים בזמן המכירה, תוך ציון סוג התשלום בו נעשה שימוש. שינויים בהליכי המכירה ובמדיניות החברה עשויים להעביר מכירות לכיוון או מעבר לתשלומים מקדימים, ולכן יש להם השפעה על כמות המאפיינים של חשבונות חייבים.