לְמַמֵן

מערכת המניעה

מערכת הפדיון הינה מערכת הנהלת חשבונות לתשלומים ובהמשך למילוי מזומנים קטנים. מזומנים קטנים הם עתודה קטנה של מזומנים המוחזקים במקום במיקום עסקי לצרכי מזומנים נלווים. מערכת הפדיון נועדה לספק שיטה ידנית ראשונית למעקב אחר יתרות מזומנים קטנים ואופן השימוש במזומן. המאפיינים החיוניים של מערכת דחייה הם:

  • סכום קבוע של מזומנים מוקצה לקרן מזומנים קטנים, המצוינת בחשבון נפרד בספר החשבונות הכללי.

  • כל חלוקת המזומנים מקופת המזומנים הקטנים מתועדת עם קבלות.

  • תקבולי פרעון מזומנים קטנים משמשים בסיס למילוי תקופתי של קרן הכסף הזעיר.

  • באופן קבוע נבדקים ונבדקים השונות בין יתרות הקרנות בפועל.

בעיקרו של דבר, ההוצאות מוכרות כאשר מתבצעות קרנות מזומנים חדשים למילוי מזומנים מחשבון הבדיקה של החברה. כאשר משולם מזומן מחשבון ההמחאה, הרישום הוא חיוב בהוצאות השונות בגינן מסופק הקבלה על ידי האפוטרופוס המזומן הקטן, וזיכוי לחשבון המזומן.

אלא אם כן משתנה בכוונה סכום המזומנים שהוקצה לקופת המזומנים הקטנים, אין שום סיבה שתהיה אי פעם הזנה נוספת לחשבון המשמשת לתיעוד היתרה הקטנה, מכיוון שכל החידושים המזומנים הקטנים מגיעים מחשבון הבדיקה של החברה.

המאפיין העיקרי של מערכת זו הוא הצורך לתעד את כל ההוצאות. פעולה זו היא דרך מצוינת לשמור על רמת שליטה גבוהה בתשלומי מזומנים.

מערכת הפדיון יורדת בפופולריות, מכיוון שעסקים רבים מעדיפים להשתמש בכרטיסי אשראי של החברה לרכישות נלוות, או שהעובדים משלמים מזומן ואז מבקשים החזר באמצעות מערכת החזר ההוצאות הארגוניות. כמו כן, מערכת המניעה עלולה לגרום לדליפת מזומנים מעסק, בין אם באמצעות גניבת המזומנים ובין אם משום שהאפוטרופוס המזומן הקטן אינו מבצע עבודה ראויה בהקלטת התשלומים.