לְמַמֵן

יומן רכישות

יומן רכישות הוא יומן ברמה בת המאוחסן בו מידע אודות עסקאות רכישה. יומן זה נמצא לרוב במערכת חשבונאית ידנית, כאשר יש צורך למנוע מעסקאות רכישה בהיקף גבוה שלא להכריע את ספר החשבונות הכללי. כל סוגי הרכישות שבוצעו באשראי נרשמות ביומן הרכישות, כולל הדברים הבאים:

  • ציוד משרדי

  • שירותים

  • טובין שנרכשו למכירה חוזרת

כל עסקה שנרשמה ביומן הרכישות כרוכה בזיכוי לחשבון לחשבונות ולחיוב על חשבון ההוצאה או הנכס שאליו מתייחסת הרכישה. לדוגמא, החיוב המתייחס לרכישת ציוד משרדי יהיה בחשבון הוצאות האספקה. היומן כולל גם את תאריך ההקלטה, שם הספק המשולם, הפניה למסמך מקור ומספר החשבונית. תוספות אופציונליות למערכת המידע הבסיסית הזו הן תאריך פירעון התשלום ומספר הזמנת הרכש המאשר.

מעת לעת, ולא יאוחר מתום כל תקופת דיווח, המידע ביומן הרכישות מסוכם ומועבר לפנקס הכללי. המשמעות היא שהרכישות המצוינות בספר החשבונות הכללי הן רק ברמה המצטברת ביותר. אם אדם חוקר את פרטי הרכישה, יהיה צורך לחזור ליומן הרכישות כדי לאתר הפניה למסמך המקור.