יומנים ופנקסים הם המקום בו עסקאות עסקיות נרשמות במערכת הנהלת חשבונות. למעשה, מידע ברמת פירוט לעסקאות בודדות נשמר באחד מכמה כתבי עת אפשריים, בעוד שהמידע בכתבי העת מסוכם ומועבר (או מתפרסם) לספר חשבונות. תהליך הפרסום עשוי להתרחש בתדירות גבוהה למדי, או יכול להיות נדיר כמו סוף כל תקופת דיווח. המידע בפנקס הוא הרמה הגבוהה ביותר של צבירת מידע, שממנו מופקים יתרות ניסיון ודוחות כספיים.
בדרך כלל, משתמש במידע פיננסי יבדוק את המידע ברמת הסיכום המאוחסן בספר חשבונות, אולי באמצעות ניתוח יחס או ניתוח מגמה, כדי לאתר חריגות הדורשות בדיקה נוספת. לאחר מכן הם מתייחסים למידע היומן הבסיסי כדי לגשת לפרטים על מה שמרכיב את המידע בפנקס (דבר שעלול לגרום לחקירה מפורטת עוד יותר של מסמכים תומכים). לפיכך, ניתן לגלגל מידע בין כתבי עת לפנקסים לצורך הפקת דוחות כספיים, ולהתגלגל למטה כדי לחקור עסקאות בודדות.
יתכנו כמה כתבי עת, שכל אחד מהם בדרך כלל עוסק בתחומים בהיקף גדול, כגון עסקאות רכישה, קבלות מזומנים או עסקאות מכירה. עסקאות תכופות פחות, כמו רשומות פחת, מקובצות בדרך כלל ביומן הכללי.
המידע נרשם בכתבי עת לפי סדר כרונולוגי לפי עסקה בודדת, מה שמקל על מיון המידע ומציאת הפריטים הספציפיים שהמשתמשים זקוקים להם. המידע נרשם בספר חשבונות במספר חשבונות, שממוינים בדרך כלל בסדר הבא:
חשבונות נכסים
חשבונות אחריות
חשבונות הון
חשבונות הכנסות
חשבון הוצאות
במערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת, אפילו לא ניתן להשתמש במושגים של כתבי עת ופנקסים. בארגון קטן יותר, משתמשים עשויים להאמין כי כל העסקאות העסקיות שלהם נרשמות בפנקס הכללי, ללא אחסון מידע ביומן. חברות עם היקף עסקאות עצום עשויות עדיין להשתמש במערכות הדורשות הפרדת מידע בכתבי עת. לפיכך, המושגים מבולבלים מעט בסביבה ממוחשבת, אך עדיין מתקיימים בסביבת הנהלת חשבונות ידנית.
