הצהרת בנק היא מסמך המונפק על ידי בנק אחת לחודש ללקוחותיו, המפרט את העסקאות המשפיעות על חשבון בנק. ההצהרה מספקת את המידע הבא:
יתרת המזומנים ההתחלתית בחשבון
הסכום הכולל של כל אצווה צ'קים ומזומנים שהופקדו
- כספים שנמשכו מהחשבון
- שיקים בודדים ששולמו
+ רווח שנצבר על החשבון
- דמי שירות וקנסות המחויבים בחשבון
= סיום יתרת מזומנים בחשבון
דוח הבנק מציג את היתרה המצטברת של המזומנים בחשבון, בניכוי כל העסקאות הקודמות, בסוף כל יום בתקופת הדיווח. בנקים מסוימים עדיין מדפיסים דוחות אלה יחד עם סט תמונות נלווה של כל המחאות המסולקות.
האדם שמקבל הצהרת בנק צריך להשוות את המידע בו עם הרשומות שלו לגבי אותן עסקאות. כל פערים עשויים להתעורר בבנק (כגון מספר מועבר בתשלום צ'ק או פיקדון), אליו יש לפנות מיד לבנק כדי לערוך התאמה. ייתכן גם כי השגיאה נמצאת ברשומות הנמען, ובמקרה זה עליו לשנות את רישומי החשבונאות של החברה בכדי לתקן את השגיאה. תהליך בדיקה זה הוא דרך טובה לאתר מקרים של התנהגות מרמה של צד שלישי, הכוללת משיכות בלתי חוקיות מחשבון הבנק. תהליך בדיקה זה מכונה פיוס בנק.
הצהרות בנק אינן משקפות בהכרח את הימים בחודש קלנדרי. במקום זאת, לקוחות עשויים לבקש מדוחות הבנק שלהם לכסות תקופה של חודש המסתיימת בתאריך אחר (למשל, היום ה -25 בחודש).
דוחות בנק יכולים להימסר על נייר או כגרסאות אלקטרוניות אליהם הלקוחות יכולים לגשת באתר הבנק ולהוריד. בדרך כלל הם מתעדכנים באתר הבנק על בסיס יומי, כך שחברות יכולות לנהל התאמות יומיות של הבנקים על מנת להבטיח כי יתרות הספרים שלהן יהיו עדכניות וכי כל פריטי ההונאה נצפו בבת אחת. רשומות מקוונות כוללות בדרך כלל תמונות של המחאות מנוקות.
