לְמַמֵן

כיצד להקים מערכת לתשלום חשבונות

מערכת בתשלום חשבונות משלמת את החשבונות של עסק בצורה מסודרת. מטרות המערכת הזו הן לבצע תשלומים בזמן ולשלם את הסכומים הנכונים לספקים הנכונים. ניתן להשתמש בשלבים הבאים להגדרת מערכת כזו:

  1. בחר תוכנה . קנו חבילת תוכנה חשבונאית מהמדף המכילה מודול לתשלום חשבונות. חפש תכונות סטנדרטיות כגון היכולת להגדיר פרטי תשלום סטנדרטיים עבור כל ספק, לאתר חשבוניות כפולות, לנצל הנחות בתשלום מוקדם ולבצע תשלומים אלקטרוניים.

  2. הגדר ספקים . הזן לקובץ האב של הספק בתוכנה את השמות, הכתובות, תנאי התשלום וחשבונות הוצאות החשבונות הכלליים המוגדרים כברירת מחדל החלים על כל ספק.

  3. הזן חשבוניות . הזן כל חשבונית למערכת החשבונות לתשלום. פעולה זו כוללת הזנת תאריך החשבונית (לא תאריך הקבלה) ואת הסכום לתשלום.

  4. אשר חשבוניות . צור מערכת כך שמנהלים יאשרו בנפרד כל חשבונית ספק בהגעתה, או השתמשו באישורים שליליים, כאשר המנהלים צריכים להודיע ​​רק לצוות חייבי התשלומים אם הם לא מאשרים תשלום. ניתן לשלב מערכת ניהול תהליכי עבודה במערכת על מנת לעקוב אחר מצב האישורים.

  5. קבעו תשלום . ערכו בדיקת בדיקה כדי להדפיס מהתוכנה רישום של כל החשבוניות המגיעות לתשלום, וודאו כי הדוח כולל את כל החשבוניות שיש לשלם בטווח התאריכים שנבחר.

  6. בדוק ריצת צ'קים . בדוק בתוכנה את כל התשלומים שאושרו, והדפס אצווה של צ'קים כדי לשלם עבור חשבוניות אלה. ודא שהמערכת משלמת רק את ההמחאות שנבחרו.

  7. חתום על המחאות . בחר אדם להיות חותם הצ'קים העיקרי, כמו גם אדם אחר שיהיה חותם המחאות הגיבוי. הודיעו לאנשים אלה על חובותיהם בבדיקת תיעוד הגיבוי המצורף לכל בדיקה.

השלבים הקודמים מכסים את הפעולות הבסיסיות הכרוכות באיך לעבד חייבים באמצעות מערכת חייבים. ניתן לשלב בו את הפריטים הנוספים הבאים:

  • התאמה תלת כיוונית . יתכן שיהיה צורך שפקיד תשלומים יתאים חשבוניות ספק להזמנות הרכישה הקשורות לחברה ולכל המסמכים המקבלים. ייתכן שיהיה צורך בהתאמה זו על מנת להבטיח כי העסק משלם רק עבור פריטים מורשים וקבלים כראוי.

  • דוחות הוצאות . הקימו מערכת המחייבת את העובדים להגיש טפסי דוח הוצאות, אליהם מצורפים קבלות על כל הפריטים שרכשו. מערכת זו עשויה לכלול קבוצה של מדיניות נסיעות הקובעת אילו הוצאות יוחזרו.

  • כרטיסי רכש . הקימו מערכת שבמסגרתה מונפקים כרטיסי רכש למבחר עובדים, המוסמכים לבצע רכישות בכרטיסים מטעם החברה. כלול נהלים לבדיקת הצהרות הכרטיס בגין שגיאות והגשת הצהרות שנבדקו באופן מלא לצוות התשלומים לצורך עיבוד התשלומים.

יתכן שיהיה צורך להוסיף מבחר בקרות למערכת התשלומים, כדי להפחית את הסיכון לתשלומים מוגזמים.