מאזן הניסיון ותפקידו בתהליך החשבונאי
יתרת הניסיון היא דוח שמופעל בסוף תקופת חשבונאות, המפרט את יתרת הסיום בכל חשבון ספר כללי. הדו"ח משמש בעיקר כדי להבטיח כי סך כל החיובים שווה לסך כל הזיכויים, כלומר אין רשומות יומן לא מאוזנות במערכת החשבונאית אשר אינן מאפשרות ליצור דוחות כספיים מדויקים. את יתרת הניסיון בסוף השנה מבקשים בדרך כלל רואי החשבון כאשר הם מתחילים בביקורת, כדי שיוכלו להעביר את יתרת החשבון בדוח לתוכנת הביקורת שלהם; הם עשויים לבקש גרסה אלקטרונית, אותה הם יכולים להעתיק ביתר קלות לתוכנה שלהם.
גם כאשר סכומי החיוב והאשראי המצוינים על יתרת הניסיון שווים זה לזה, אין זה אומר כי אין טעויות בחשבונות המופיעים ביתרת הניסיון. לדוגמא, ניתן היה להזין חיוב בחשבון הלא נכון, כלומר סכום החיוב נכון, אם כי יתרת חשבון בסיסית אחת נמוכה מדי ויתרה אחרת גבוהה מדי. לדוגמא, פקיד לתשלומים בחשבונות רושם חשבונית ספק בסך 100 דולר עם חיוב על הוצאות אספקה ואשראי של 100 דולר לחשבון החבות בתשלום. החיוב היה צריך להיות בחשבון הוצאות השירות, אך יתרת הניסיון עדיין תראה כי סכום החיובים הכולל שווה למספר הזיכויים הכולל.
יתרת הניסיון יכולה לשמש גם לצורך עריכת דוחות כספיים באופן ידני, אם כי בשימוש השולט במערכות הנהלת חשבונות ממוחשבות היוצרות את הדוחות באופן אוטומטי, הדוח משמש לעתים נדירות למטרה זו. למעשה, כבר אין צורך להשתמש בדוח יתרת הניסיון בפעולות חשבונאיות.
כאשר מאזן הניסיון מודפס לראשונה, זה נקרא מאזן הניסיון הלא מותאם. לאחר מכן, כאשר צוות החשבונאות מתקן כל שגיאה שנמצאת ומתבצע התאמות בכדי להביא לדוחות הכספיים לעמידה במסגרת חשבונאית (כגון GAAP או IFRS), הדוח נקרא יתרת הניסוי המותאמת. יתרת הניסיון המתואמת מודפסת ונשמרת בדרך כלל בספר סוף השנה, אשר נשמר בארכיון. לבסוף, לאחר סגירת התקופה, הדו"ח נקרא מאזן הניסיון לאחר הסגירה.
יתרת הניסיון היא אך ורק דוח שמורכב מרשומות החשבונאות. עם זאת, מכיוון שניתן לבצע התאמות רשומות כתוצאה מבדיקת הדו"ח, ניתן לומר כי חשבונאות יתרת ניסיון כוללת את תהליך ההתאמה הממיר יתרת ניסיון לא מותאמת למאזן ניסיון מותאם.
אם ישנן חברות בנות בארגון המדווחות על תוצאותיהן לחברת אם, האם יכול לבקש יתרת ניסיון מסתיימת מכל חברה בת, בה היא משתמשת להכנת תוצאות מאוחדות לכל החברה.
ספר החשבונות הכללי הוא הדוח המועדף על ידי רואי החשבון הפנימיים, מכיוון שהוא מציג גם את העסקאות המפורטות הכוללות את יתרת הסיום, או לפחות מצביע לעבר תת המשנה הרלוונטי המכיל מידע זה. רמת פירוט נוספת זו חושפת את הפעילות בחשבון במהלך תקופת חשבונאות, מה שמקל על ביצוע המחקר ואיתור טעויות אפשריות.
פורמט איזון ניסיון
דוח יתרת הניסיון הראשוני מכיל את העמודות הבאות:
מספר חשבון
שם החשבון
סיום יתרת חיוב (אם קיימת)
סיום יתרת אשראי (אם בכלל)
כל פריט בשורה מכיל רק את יתרת הסיום בחשבון. כל החשבונות שיש להם יתרת סיום רשומים ביתרת הניסיון; בדרך כלל תוכנת הנהלת החשבונות חוסמת אוטומטית את כל החשבונות שיש להם יתרה אפס מההופעה בדוח.
הגרסה המותאמת של יתרת ניסיון עשויה לשלב את עמודות החיוב והאשראי לעמודה משולבת אחת, ולהוסיף עמודות כדי להציג ערכי התאמה ויתרת סיום מתוקנת (כפי שקורה בדוגמה הבאה).
דוגמה למאזן ניסיון
הדוגמה הבאה של יתרת ניסיון משלבת את סכומי החיוב והאשראי בעמודה השנייה, כך שהיתרה המסכמת לסך הכל היא (וצריכה להיות) אפס. ערכי התאמה מתווספים בעמודה הבאה, ומניבים יתרת ניסיון מותאמת בעמודה הימנית ביותר.
ABC אינטרנשיונל
מאזן בוחן
31 באוגוסט, 20XX
