שיטת הקצבאות כוללת הקצאת עתודה לחובות גרועים הצפויים בעתיד. העתודה מבוססת על אחוז מהמכירות שנוצרו בתקופת דיווח, אולי מותאמת לסיכון הכרוך בלקוחות מסוימים. לדוגמא, אם חוויית החוב הרע ההיסטורית הייתה 3% מהמכירות והמכירות של החודש הנוכחי הן 1,000,000 $, אז עתודת החובות הרעים שתופרש היא 30,000 $. הקצבה מותאמת לאורך זמן כך שתתאים יותר לחוויה בפועל. על ידי יצירת קצבה זו, הוצאות חוב גרועות מותאמות למכירות באותה תקופה, כך שקוראי הדוחות הכספיים יבינו טוב יותר את הרווחיות האמיתית של המכירות.
המכניקה של שיטת הקצבאות היא שהכניסה הראשונית היא חיוב בהוצאות חוב גרוע וזיכוי לקצבה עבור חשבונות מסופקים (מה שמגדיל את הרזרבה). הקצבה היא חשבון קונטרה, מה שאומר שהיא משויכת לקיזוז החשבון החשבונאי. כאשר מזוהה חוב גרוע ספציפי, הקצבה לחשבונות מסופקים מחויבת (שמקטינה את הרזרבה) וחשבון החשבונות מזוכה (מה שמקטין את הנכס החייב). אם לקוח משלם לאחר מכן חשבונית שכבר נמחקה, התהליך הופך להגדלת הקצבה וגם לחשבון החשבונות, ולאחר מכן חשבון המזומן מחויב להגדלת יתרת המזומנים וחשבון החשבונות זוכה ל להפחית את הנכס לקבל.
האלטרנטיבה לשיטת הקצבאות היא שיטת המחיקה הישירה, במסגרתה מחיקות חובות גרועים רק כאשר לא ניתן לגבות חייבים ספציפיים. זה עלול להתרחש רק לאחר מספר חודשים לאחר השלמת עסקת מכר, כך שהרווחיות של מכירה לא עשויה להיות ברורה זמן מה. לפיכך, שיטת המחיקה הישירה היא גישה פחות נכונה תיאורטית להתמודדות עם חובות גרועים.
