הצטמקות מלאי היא כמות המלאי העודפת הרשומה ברשומות החשבונאיות, אך כבר אינה קיימת במלאי בפועל. רמות הצטמקות מוגזמות יכולות להצביע על בעיות בגניבת מלאי, נזק, ספירה לא נכונה, יחידות מידה שגויות, אידוי או בעיות דומות. יתכן גם כי הצטמקות יכולה להיגרם בגלל הונאת ספקים, כאשר ספק מחייב חברה בגין כמות מסוימת של סחורות שנשלחות, אך למעשה אינו שולח את כל הסחורה. לכן המקבל רושם את החשבונית עבור עלות הסחורה המלאה, אך רושם פחות יחידות במלאי; ההבדל הוא הצטמקות.
כדי למדוד את כמות הצטמקות המלאי, ערוך ספירה פיזית של המלאי וחשב את עלותו, ואז הפחת עלות זו מהעלות המפורטת ברשומות החשבונאיות. חלק את ההפרש בסכום ברשומות החשבונאיות כדי להגיע לאחוז הצטמקות המלאי.
לדוגמה, ל- ABC אינטרנשיונל יש מלאי של 1,000,000 $ הרשומים ברשומות החשבונאיות שלה. היא עורכת ספירת מלאי פיזית ומחושבת שהסכום בפועל עומד על 950,000 $. כמות הצטמקות המלאי היא אפוא 50,000 $ (עלות ספר בסך 1,000,000 $ - 950,000 $ בפועל). אחוז הצטמקות המלאי הוא 5% (הצטמקות של 50,000 $ / 1,000,000 $ ספר).
קיימות טכניקות רבות למניעת הצטמקות מלאי, כולל:
גידור ונעילת המחסן
מניעת כניסה של מישהו מלבד צוות המחסן למחסן
ייסוד מעקב אחר פריטי מלאי ברמת סל
הקצאת אחריות אישית לדיוק המלאי
שיפור הדיוק של רישומי שטר החומרים
התקנת תהליך ספירת מחזור מתמשך
שליטה הדוקה של תוצאות תהליך הספירה הפיזית, וכיצד שולבים התאמות ברשומות המלאי
סופרת את כל הפריטים כשהם מגיעים לרציף המקבל
ספירת כל המוצרים המוגמרים כאשר הם נשלחים מהחברה
