לְמַמֵן

הקפאת הונאות

הקפצה מתרחשת כאשר עובד משנה רישומי חשבונות כדי להסתיר גניבת מזומנים. זה נעשה על ידי הפניית תשלום מלקוח אחד, ואז הסתרת הגניבה על ידי הפניית מזומנים מלקוח אחר כדי לקזז את החוב מהלקוח הראשון. סוג זה של הונאה יכול להתנהל כל הזמן, מכיוון שתשלומים חדשים יותר משמשים ללא הרף לתשלום חובות ישנים יותר, כך שאף אחד מהקבולים המעורבים בהונאה לא נראה כזה ישן.

הקפצה מתבצעת בצורה הקלה ביותר כאשר עובד אחד בלבד מעורב בכל משימות הטיפול והקלטת המזומנים. מצב זה נוצר לרוב בעסק קטן יותר, שם מנהל חשבונות עשוי להיות אחראי על כל המשימות החשבונאיות.

אם משימות אלה מתחלקות בין כמה אנשים (המכונים הפרדת תפקידים), ניתן לבצע פעולות טלאים רק כאשר מעורבים שניים או יותר עובדים. הקפצה מחייבת בדרך כלל כי האדם העוסק בהונאה יהיה מעורב מדי יום, ולכן אינו מסוגל לקחת זמן חופשה. לפיכך, אדם מסרב לקחת את זמן החופשה שהרוויח יכול להיחשב כמדד אפשרי לקיומו של טפיחה.

ניתן לאתר הקפאה על ידי ביצוע בדיקה תקופתית של רשומות התקבולים במזומן, כדי להתחקות אחר תשלומים ליתרונות החוב. אם קיימות ראיות מתמשכות לכך שבשגרה מיישמים קבלות במזומן על חשבונות הלקוח הלא נכונים, הרי שהקופאית אינה מוכשרת באופן מדהים או שמתקיימת תוכנית פעולות פעוט.

פקדים שניתן להשתמש בהם כדי למנוע או לזהות טפיחות כוללים את הפעולות הבאות:

  • בקש ממישהו שאינו הקופאי לשלוח הצהרות ללקוחות. הלקוחות יודעים מה שילמו לחברה, ולכן עליהם להיות מסוגלים לזהות תשלומים חריגים המיוחסים לחשבונותיהם, או לציין כי תשלומים מסוימים מעולם לא הוחלו על חשבונותיהם.

  • פנו ללקוחות ושאלו אם קיבלו דוחות חודשיים מהחברה. הגורם האחראי אולי יירט והשמיד את ההצהרות לפני שנשלחו בדואר.

  • ביקורת עסקאות קבלות במזומן באופן קבוע, כאמור לעיל.

  • דרוש מכל העובדים באזור הנהלת החשבונות לקחת את כל זמן החופשה שלהם, ללא יוצא מן הכלל.

  • עקוב אחר ימי החשבונות בקו מגמה. עלייה הדרגתית במדידה זו יכולה להיגרם על ידי טפיחה.

  • שלוט היטב בשימוש בתזכירי אשראי. צד המבצע הונאה עשוי לנסות להפסיק מצב מחליק על ידי מחיקת סכום חוב בגובה הכספים החסרים.

  • יש להחתים את כל הצ'קים ב"עבור הפקדה בלבד ", כך שהעובדים לא יוכלו להפקיד צ'קים אלה לחשבונות שלהם.

  • יש ללקוחות לשלם ישירות לתיבת נעילה, כך שלא ניתן ליירט ולגזול מזומנים על ידי העובדים.