חשבונאות דמי שכירות נדחים מתרחשת כאשר ניתן לדייר שכר דירה בחינם בתקופה אחת או יותר, בדרך כלל בתחילת הסכם השכירות. כדי להסביר את התקופות החינמיות הללו, כמו גם את התקופות הבאות, החשבונאות החיונית היא כדלקמן:
ערוך את העלות הכוללת של החכירה לכל תקופת החכירה. לדוגמא, אם חוזה שכירות הוא לשנה אחת עם החודש הראשון ללא תשלום, ותשלומי השכירות בכל שאר החודשים הם 1,000 דולר, אז עלות השכירות הכוללת היא 11,000 דולר.
חלק את הסכום הזה במספר התקופות הכולל מכוסה השכירות, כולל כל חודשי התפוסה החופשית. כדי להמשיך באותה דוגמה, זה יהיה $ 917, שמחושב כ- 11,000 $ חלקי 12 חודשים.
בכל חודש של השכירות, גבה את התעריף החודשי הממוצע להוצאה, ללא קשר לתשלום החודשי שבוצע בפועל. לפיכך, ההוצאה בחודש הראשון של המצב לדוגמא היא 917 $. אין תשלום בפועל באותו חודש, שכן הדייר מקבל חודש אכלוס חינם. המשמעות היא כי החיוב בהוצאה בסך 917 דולר מקוזז על ידי זיכוי לחשבון שכר הדירה הנדחה, שהוא חשבון התחייבות.
בכל חודשי החכירה העוקבים, המשך לגבות את אותו סכום ממוצע להוצאה. אם מתבצע קיזוז שכר דירה (זיכוי להפחתת מזומנים) והתשלום אינו תואם את ההוצאה, ההפרש מחויב בחשבון חבות דמי השכירות הנדחים. כדי להמשיך בדוגמה, התשלום החודשי בכל שאר החודשים הוא 1,000 דולר, שהם 83 דולר גבוה מהסכום שנגבה הוצאות השכירות. הפרש זה משמש להפחתת סכום חבות השכירות הנדחית במהלך חודשי החכירה הנותרים, עד להפחתתו לאפס.
אותה גישה לחשבונאות דמי שכירות נדחים חלה כאשר סכום השכירות משתנה לאורך זמן. לדוגמא, אם שיעור השכירות עולה לאחר מספר חודשים, הוצאות שכר הדירה הממוצעות עדיין נגבות בכל החודשים, כאשר חלק מהחיוב הזה נכלל בחבות שכר הדירה הנדחית. מאוחר יותר, כאשר התשלומים תואמים לשיעור הגבוה יותר, אך עדיין היקף ההוצאות הממוצע לשכר דירה מחויב, חבות שכר הדירה הנדחית תרד.
