כאשר עובד רוצה לרכוש משהו, הגישה המסורתית היא למלא טופס דרישת רכש ולשלוח אותו למחלקת הרכישה. צוות הרכישה בודק היכן הוא יכול להשיג את הפריט המבוקש במחיר הנמוך ביותר, ואז מנפיק הזמנת רכש ללקוח שנבחר. לאחר שהספק מספק את הסחורה ומנפיק חשבונית, על צוות חשבונות החברה להתאים את החשבונית להזמנת הרכש המתחילה ולראיות הקבלה, ואז להוציא תשלום. תהליך זה הוא מסורבל ביותר, שניתן להימנע ממנו באמצעות קטלוג רכישה אלקטרוני.
כאשר לעובדים ניתנת גישה לקטלוג רכישות מקוון, הם יכולים לצפות ברשימה סטנדרטית של מוצרים אשר נבדקו ואושרו מראש על ידי צוות הרכישה, והזמנות דרך המערכת. לאחר מכן המערכת יוצרת הזמנת רכש אלקטרונית ומעבירה אותו לספק שצוין, יחד עם אישור קנייה שמיכה מאושר מראש. לאחר שהספק מעביר את הסחורה המבוקשת לחברה, הצוות המקבל מזמין את ההזמנה בתחנת עבודה ובודק שהפריט שהוזמן הושלם. לאחר מכן המערכת מסמנת את הצוות החשבונאי לתשלום לספק.
על ידי שימוש בקטלוג רכישות מקוון ניתן לממש את היתרונות הבאים:
- ניירת . כל המסמכים ששימשו בבית לבקשת, הזמנה ותשלום עבור רכישות בוטלו.
- רכישות מרוכזות . מרבית הרכישות מועברות למספר מצומצם של ספקים שנבחרו מראש, מה שאומר שהחברה עשויה להיות זכאית להנחות נפח.
עם זאת, ייתכן שתידרש תכנות מערכת כלשהו להגדרת רכישות מקוונות, ויש להזמין מראש הזמנות רכש גורפות, מה שהופך את זה לפיתרון פחות משתלם עבור חברות קטנות יותר. כמו כן, הוא פועל בצורה הטובה ביותר ברכישות מקריות, ולא ברכישת חומרי גלם, העשויים לדרוש מערכת ניהול חומרים מפורטת יותר.
