סגירה וירטואלית כוללת שימוש במערכות הנהלת חשבונות משולבות במלואן להפקת דוחות כספיים בכל עת, לפי דרישה. גישה זו דורשת לא רק מערכות תכנון משאבי ארגונים (ERP), אלא גם מאמץ רב להבטיח שהמידע הבסיסי יהיה נכון. ההשקעה הנדרשת כל כך גדולה שלעתים נדירות אתה רואה סגירה וירטואלית בחברות קטנות יותר. הסגירה הווירטואלית דורשת התייחסות מיוחדת לאזורים הבאים:
- הנהלת חשבונות מרכזית . כמעט בלתי אפשרי להשיג סגירה וירטואלית ללא ריכוזיות חשבונאית רבה בשילוב עם תוכנת ERP. לעומת זאת, פירוש הדבר שלא ניתן לפזר פעולות חשבונאיות ברחבי העסק הפועלות בתוכנות הנהלת חשבונות שונות.
- חשבונאות סטנדרטית . יש להגדיר עסקאות עסקיות ולהתייחס אליהם באותה צורה בכל מקום. אחרת, על צוות הנהלת החשבונות להקדיש זמן לחקירת חריגות עסקאות שהוגשו על ידי החברות הבנות השונות.
- שגיאת מעקב . יש לאתר את כל השגיאות ולסלק את הסיבות הבסיסיות שלהן. אחרת, יש יותר מדי בעיות בדוחות הכספיים הווירטואליים הקרובים כדי להישען עליהם הרבה.
ייתכן שתוצאות הסגירה הווירטואלית אינן מדויקות לחלוטין, מכיוון שקשה לאוטומציה של צבירת הוצאות, הקצאת עלויות ועתודות.
סגירה וירטואלית שונה מסגירה רכה בכך שהסגירה הרכה דורשת מספר מוגבל של שלבי סגירה; ובגלל אותם שלבי סגירה, בדרך כלל נעשה שימוש בסגירה הרכה רק בסוף החודש. מכיוון שסיום וירטואלי הוא אוטומטי במהותו, אין שלבי סגירה המאפשרים לך להריץ דוחות כספיים לכל פרק זמן; לפיכך, דוחות כספיים יומיים אפשריים.
ההוצאה והמאמץ לטווח הארוך הנדרש ליצירת סגירה וירטואלית אינם השקעה טובה בענפים בעלי צמיחה איטית יותר שבהם אין מעט תחרות חדשה ומחזורי המוצרים ארוכים. עם זאת, עלות זו יכולה להיות כדאית במצב הפוך, בו הסביבה העסקית משתנה במהירות רבה, וההנהלה יכולה להשתמש בדוחות כספיים יומיים בכדי לבצע תיקוני קורס שוטפים לכיוון הכללי של העסק. עם זאת, גם במקרה האחרון, סגירה וירטואלית שווה את המאמץ רק אם ההנהלה אכן תשתמש במידע כדי לקבל החלטות במועד. אם זה לא המקרה, תהליך סגירה מסורתי יותר עשוי להיות פיתרון טוב יותר ופחות יקר.
