מלאי ספרים הוא עלות המלאי העומדת על הפרק, כאמור ברישומי החשבונאות של הארגון. סכום זה מושווה למלאי בפועל כדי לראות אם קיימים פערים ברשומות החשבונאיות, שיכולים להצביע על בעיות פרוצדורליות או בקרה שיש לתקן. להבדלים בין מלאי ספרים למלאי בפועל יכולות להיות מספר סיבות, כולל הבאות:
גניבת המלאי
קבלות מלאי שלא נרשמו ברשומות החשבונאיות
מכירות מלאי שלא נרשמו ברשומות החשבונאיות
מלאי שתועד באמצעות יחידת מידה שגויה
מלאי שתועד באמצעות מספר חלק שגוי
מלאי שנשלח למשלוח, והוסר מרשומות החשבונאות
