חשבונאות היא רישום שיטתי של העסקאות הכספיות של עסק. תהליך ההקלטה כולל הגדרת מערכת של שמירת רשומות, מעקב אחר עסקאות בתוך אותה מערכת, וצבירת המידע המתקבל למכלול דוחות כספיים. שלושת ההיבטים הללו של חשבונאות מפורטים בפירוט רב יותר כדלקמן:
מערכת שמירת רשומות . מערכת ניהול הרשומות לחשבונאות מחייבת שימוש במערך סטנדרטי של מדיניות ונהלים חשבונאיים, כמו גם טפסים סטנדרטיים. הנהלים צריכים לכלול בקרות שנועדו להבטיח כי הנכסים משמשים כמתוכנן. מערכת שמירת התיעודים בנויה בדרך כלל סביב חבילת תוכנה חשבונאית זמינה מסחרית. ככל הנראה, המערכת הכוללת תצטרך להיות מתוכננת סביב התוכנה, כדי להבטיח שכל התכונות של התוכנה יהיו בשימוש מלא.
מעקב אחר עסקאות . יש צורך בהליך נפרד לאיסוף מידע על כל סוג של עסקה עסקית. לדוגמא, יש צורך במערכות נפרדות כדי לעבד הזמנות לקוחות, לחייב לקוחות ולאסוף מזומנים מלקוחות. מעקב אחר עסקאות תופס את עיקר זמנו של רואה החשבון.
דיווח כספי . מספר מסגרות חשבונאיות, בעיקר GAAP ו- IFRS, מחייבות אופן ספציפי שבו יש להתייחס לעסקאות עסקיות ברשומות החשבונאיות ולצרף אותן לדוחות הכספיים. התוצאה היא דוח רווח והפסד, מאזן, דוח על תזרימי מזומנים וגילויים תומכים המתארים את תוצאות תקופת הדיווח ואת מצבה הכספי של הישות המדווחת בסוף אותה תקופה.
בקיצור, משמעות החשבונאות מכסה מגוון רחב של פעילויות, אך ניתן לצבירה למערכת איסוף נתונים, לאיסוף הנתונים השוטף למערכת זו ולדיווח על מידע מאותה מערכת.
ניתן להרחיב בטעות את משמעות החשבונאות כך שתכלול ביקורת פנימית וחיצונית. ביקורת פנימית כוללת בדיקה של מערכות כדי לראות אם הן פועלות כמתוכנן, ולכן איננה נוגעת להגדרה המסורתית של חשבונאות. ביקורת חיצונית כוללת בחינה של רשומות חשבונאיות כדי לבדוק אם המבקר יכול להעיד על הגינות המידע המוצג בדוחות הכספיים; שוב, משימה זו נופלת מחוץ להגדרה המסורתית של חשבונאות.
