תיאור כללי של כתב העת
היומן הכללי הוא חלק ממערכת ניהול רשומות החשבונאות. כאשר מתרחש אירוע שיש להקליטו, זה נקרא עסקה, ועשוי להירשם ביומן מומחה או ביומן הכללי. ישנם ארבעה כתבי עת מיוחדים, הנקראים כך מכיוון שנרשמים בהם סוגים ספציפיים של עסקאות שגרתיות. כתבי עת אלה הם:
יומן מכירות
יומן קבלות במזומן
יומן רכישות
יומן התשלומים במזומן
יתכן שיהיו יותר כתבי עת מיוחדים, אך ארבעת תחומי החשבונאות המיוצגים על ידי כתבי עת אלה מכילים את עיקר עסקאות החשבונאות, ולכן בדרך כלל אין צורך בכתבי עת נוספים. במקום זאת, כברירת מחדל, כל שאר העסקאות נרשמות ביומן הכללי.
רשומות יומן כללי
דוגמאות לעסקאות שנרשמו בעיתון הכללי הן:
מכירת נכסים
פְּחָת
הכנסות ריבית והוצאות ריבית
מכירות מניות
לאחר הזנתו, היומן הכללי מספק תיעוד כרונולוגי של כל הרשומות שאינן מתמחות שאחרת היו נרשמות באחד מעיתוני המומחיות.
פורמט הזנת יומן
עסקאות נרשמות בכל כתבי העת השונים במתכונת חיוב ואשראי, והן נרשמות לפי סדר לפי תאריך, כשהערכים המוקדמים ביותר נרשמים תחילה. רשומות אלה נקראות רשומות יומן (מכיוון שהן רשומות ביומנים). כל רשומה ביומן כוללת את התאריך, סכום החיוב והזיכוי, כותרות החשבונות שמחויבים ומזוכים (עם כניסת הכותרת של החשבון הזוכה), וכן קריינות קצרה מדוע נרשמת רשומת היומן.
דוגמה לחשבונאות יומן כללי
דוגמה לרישום יומן שיירשם ביומן הכללי הוא:
