עסק יכול לדווח על יתרת מזומן שלילית במאזן שלו כאשר יש יתרת אשראי בחשבון המזומנים שלו. זה קורה כאשר העסק הוציא צ'קים עבור יותר כספים ממה שהיה בידו. כאשר קיים יתרת מזומנים שלילית, נהוג להימנע מהצגתו במאזן על ידי העברת סכום הצ'קים המופרזים לחשבון התחייבות והגדרת הרישום לביטול אוטומטי; בכך מעביר את משיכת המזומנים חזרה לחשבון המזומן בתחילת תקופת הדיווח הבאה.
ישנן שתי אפשרויות בהן חשבון האחריות ישמש לאחסון הסכום המופקע, והן:
חשבון נפרד . הגישה הנכונה יותר מבחינה תיאורטית היא להפריד את הסכום המופקע בחשבונו, כגון "צ'קים מושכים" או "צ'קים ששולמו מעבר למזומנים." עם זאת, מכיוון שמדובר ככל הנראה ביתרה קטנה בחשבון, הדבר מבלגן את ספר החשבונות הכללי עם חשבון נוסף.
חשבון לתשלומי חשבונות . פשוט שחרר את הסכום לחשבון לתשלום חשבונות. אם תעשה זאת, דוח פירוט החשבונות לתשלום כבר לא יתאים במדויק ליתרה הכוללת בחשבון. עם זאת, כל עוד הכניסה מתהפכת אוטומטית, הסכום המופקע לא אמור להעמיס את החשבון לאורך זמן. גישה זו מושכת במיוחד אם בדיקות מופרזות הן דבר נדיר.
על סמך דיון זה, סביר להניח כי בכל פעם שתראה מאזן של חברה עם יתרת מזומנים אפסית, זה מעלה את הנושאים הבאים:
החברה ביצעה יתר על המידה את חשבון השיקים שלה, שמעלה שאלות בנוגע לנזילות שלה, ולכן יכולתה להמשיך כעסק הולך.
החברה משחקת משחקים מול הספקים שלה, מדפיסה צ'קים במטרה "להוכיח" שנוצרו צ'קים במועד, ואז מחזיקה אותם עד שיש מספיק מזומנים כדי למנוע את דחייתם על ידי הבנק.
החברה מסתמכת על הסדר אוברדרפט עם הבנק שלה למימון תשלומים נוספים אלה, מה שאומר שהיא כנראה סובלת מבעיות מזומנות מתמשכות.
