לְמַמֵן

התאמה תלת כיוונית

התאמה תלת כיוונית היא טכניקת אימות תשלום להבטחת חשבונית ספק תקפה. כאשר מחלקת התשלומים מקבלת חשבונית מספק, היא תואמת את המידע הבא:

  • המידע על חשבונית הספק להעתק של הזמנת הרכש הקשורה שהועבר אליה על ידי מחלקת הרכישה. הזמנת הרכש מציינת את הכמות והמחיר שלפיהם החברה מסכימה לקנות את הסחורה או השירותים המצויינים בחשבונית הספק.

  • חשבונית הספק לחשבונית לקבלת תיעוד שהועבר למחלקת הנהלת החשבונות על ידי המחלקה המקבלת, בכדי להבטיח כי הסחורה התקבלה, שהם נמצאים בכמות הנכונה ושהם במצב טוב.

לפיכך, המושג "התאמה תלת-כיוונית" מתייחס להתאמה לשלושה מסמכים - החשבונית, הזמנת הרכש והדו"ח המקבל - כדי להבטיח שיש לבצע תשלום. הנוהל משמש כדי להבטיח כי רק רכישות מורשות מוחזרות, ובכך מונעות הפסדים עקב הונאה וחוסר זהירות.

אם התאמה משולשת זו מגלה כי חשבונית הספק תקין, אז הצוות החשבונאי המעבד מעבד את החשבונית לתשלום. אם לא, הצוות יוצר קשר עם הספק בנוגע לכל הבעיות שהוא מצא, שעלול לגרום להנפקת חשבונית מתוקנת או אולי תזכיר אשראי על ידי הספק.

למושג ההתאמה המשולש יש בעיות. זה מאוד עתיר עבודה, וזה יכול להיות קשה לצבור את המידע הנדרש, מה שעלול לגרום לעיכוב בתשלומים בזמן שהצוות החשבונאי חייב לחפש מידע חסר. עיכובים יכולים לעצבן ספקים, וגם למנוע מחברה לקחת הנחות בתשלום מוקדם. אתה יכול לעשות התאמה תלת-כיוונית ליעילה יותר על ידי:

  • לא כולל חשבוניות חוזרות ונשנות בדולר קטן מדרישת ההתאמה.

  • מתן אפשרות לחשבונות המשתלמים לאשר חשבוניות אם המחירים והיחידות המופיעים בחשבונית הספק הם באחוזים בודדים מהסכומים הנקובים בהזמנת הרכש.

ישנם גם פתרונות אוטומטיים תלת-כיווניים זמינים המחייבים שימוש במערכות תכנון משאבים ארגוניות משולבות לחלוטין, אך אפילו פתרונות אלה יעלימו כמה עסקאות שעבורן הפתרון האוטומטי נכשל, ודורש בחינה ידנית של פערים. מערכות אוטומטיות אלה כל כך יקרות עד שהן אינן פיתרון בר-קיימא לעסקים קטנים יותר.