החזרת רכישה מתרחשת כאשר הקונה של סחורה, מלאי, רכוש קבוע או פריטים אחרים מחזיר את הסחורה למוכר. החזר כספי מוגזם עלול להפריע לרווחיות העסק ולכן יש לעקוב אחריהם מקרוב. ישנן מספר סיבות להחזר רכש, כגון:
בתחילה הרוכש רכש כמות מופרזת, ורוצה להחזיר את היתרה
הקונה רכש את הסחורה הלא נכונה
המוכר שלח את הסחורה הלא נכונה
הסחורה הוכחה כבלתי מספקת בדרך כלשהי
המוכר יכול לגבות לגיטימית עמלת מלאי מלאי מחדש לקונה בתמורה להסכמה להחזיר סחורה (אלא אם כן המוכר העביר במקור את הסחורה הלא נכונה לקונה). סכום דמי המלאי נמצא בדרך כלל בסביבות 15% מהמחיר ששילם הקונה עבור החזרת הסחורה. עמלה זו אינה מחויבת בדרך כלל אם חברה מציעה החזרות בחינם בתוך מספר מסוים של ימים מיום הרכישה.
החזר רכישה מורשה בדרך כלל על פי אישור סחורה להחזר (RMA) שמונפק לקונה על ידי המוכר. כאשר הקונה אורז את הסחורה להחזרתו למוכר, הוא מסמן את מספר ה- RMA בחלק החיצוני של החבילה, אותו מחלקת הקבלה של המוכר תואמת לרשימת מספרי ה- RMA המורשים והמצטיינים שלו לפני שהוא מקבל את הקבלה. אם אין מספר RMA, המסירה תידחה.
למוכר יש כמה אפשרויות לפצות את הקונה על כל טובין שהוחזרו, הכוללים:
זיכוי כנגד רכישות עתידיות
תזכיר אשראי שהקונה יכול להחיל כנגד התשלום הבא שלו למוכר
תשלום במזומן מוחלט לקונה
כאשר הקונה רושם החזר רכישה, הוא יכול להיות כזיכוי לחשבון המלאי שלו (אם יש מעט עסקאות כאלה) או לחשבון החזר רכש (אם ההנהלה רוצה להפריד מידע זה לצורך ניתוח נוסף). החיוב המקזז הוא בחשבון לתשלומי החשבונות.
