מחזור ההוצאות הוא מכלול הפעילויות הקשורות לרכישה ולתשלום עבור סחורות ושירותים. פעילויות אלה כוללות קביעת מה שצריך לרכוש, רכישת פעילויות, קבלת טובין ותשלומים לספקים. חלק ניכר מהתשומות למחזור ההוצאות מגיע ממעגל המכירות, שבו דרישות הרכישה מונעות על ידי היקף וסוג הזמנות הלקוחות.
מחזור ההוצאות מורכב ממספר מרכיבים נפרדים, כולל דרישת סחורות ושירותים, בחירת ספקים, הזמנת טובין ושירותים, קבלתם ותשלום לאחר מכן בגינם. מחזור ההוצאות המלא מכיל את הפעילויות הבאות:
קבע אילו מוצרים ושירותים יש להזמין. תהליך הייצור זקוק לרוב הסחורות שיש להזמין. לשם כך המערכת מחשבת את הרכיבים שצריכים להיות בהישג יד לייצור מתוזמן ומחסרת חומרי גלם ידניים ולא מוקצים כדי להגיע לסכומים שיש לרכוש. לחלופין, אם יש צורך בסחורות או שירותים לצורך פונקציית מכירה או ניהול, המשתמש ממלא טופס בקשה המפרט את דרישותיה ומעביר אותו למחלקת הרכש.
בעת רכישת סחורה לייצור שוטף, המערכת תציג לצוות הרכישה הזמנת רכש ראשונית, תוך שימוש בספק המועדף המצוין בתיק האב של המלאי לכל פריט שיירכש. צוות הרכישה בודק ומאשר הזמנות אלה, אשר נשלחות לאחר מכן ישירות אלקטרונית לספקים, או מודפסות ונשלחות אליהם בדואר.
כאשר מבקשים מוצרים ושירותים לא סטנדרטיים, צוות הרכישה בודק ספקים אפשריים, בוחר את הטוב ביותר ומוציא להם הזמנת רכש.
עם קבלת הסחורה המחלקה המקבלת ניגשת להזמנות רכישה פתוחות במערכת ומכניסה את הכמויות שהתקבלו.
כאשר מתקבלים חשבוניות ספק, הם מחוברים למערכת על ידי הצוות החשבונאי. לאחר מכן המערכת משווה חשבוניות אלה להזמנות הרכישה המקבלות ולקבלת מידע כדי לקבוע האם ניתן לשלם את החשבוניות. יכולה להיות כמות משמעותית של עבודות פיוס ידניות בשלב זה. התוצאה היא קבוצת חשבוניות שאושרה לתשלום.
המערכת מתזמנת תשלומים לספקים בהתבסס על תנאי התשלום שנקבעו מראש עם כל אחד מהם. כאשר מגיע מועד תשלום מתוכנן, המערכת מעבדת אצווה של תשלומים, אשר יהיו בצורה של העברות כספים אלקטרוניות או המחאות.
