סקירה כללית של תקצוב אפס בסיס
תקציב אפס בסיס מחייב את המנהלים להצדיק את כל ההוצאות המתוקצבות שלהם. הדבר מנוגד לגישה המקובלת יותר של דרישת הצדקה רק לשינויים מצטברים בתקציב או לתוצאות בפועל מהשנה הקודמת. לפיכך, להנחה של מנהל יש קו בסיס הוצאות של אפס (ומכאן שם שיטת התקצוב), לא משנה מה היה התקציב בפועל בשנה הקודמת.
במציאות, יש להניח שמנהל יש מימון מינימלי למימון פעולות מחלקות בסיסיות, שמעליו יש להצדיק מימון נוסף. כוונת התהליך היא למקד מחדש כל העת את המימון ליעדים עסקיים מרכזיים, ולהפסיק או להקטין פעילויות שאינן קשורות עוד למטרות אלה.
זרימת התהליך הבסיסית במסגרת תקצוב בסיסי אפס היא:
זיהוי יעדים עסקיים
צור והערך שיטות חלופיות להשגת כל מטרה
הערך את רמות המימון החלופיות, בהתאם לרמות הביצוע המתוכננות
קבעו סדרי עדיפויות
הרעיון של ניתוב הוצאות בשכבות יכול לשמש גם הפוך, שם אתה מתאר את העלויות הספציפיות וההשקעה ההונית שייווצרו אם תוסיף שירות או פונקציה נוספים. לפיכך, ההנהלה יכולה לקבוע קביעות נפרדות של השילוב המדויק של עלות ושירות מצטבר לעסק שלהם. תהליך זה יביא בדרך כלל לפחות לרמת שירות מינימלית, אשר קובעת בסיס עלות שמתחתיו אין אפשרות לעסק ללכת, יחד עם דרגות שירות שונות מעל המינימום.
היתרונות של תקצוב אפס בסיסי
לתקצוב בסיסי אפס ישנם מספר יתרונות הכוללים:
ניתוח חלופות . תקצוב אפס בסיסי דורש ממנהלים לזהות דרכים חלופיות לביצוע כל פעילות (כגון שמירה על הבית או מיקור חוץ שלה), כמו גם את ההשפעות של רמות שונות של הוצאות. על ידי אילוץ פיתוח החלופות הללו, התהליך גורם למנהלים לשקול דרכים אחרות לניהול העסק.
אינפלציה בתקציב . מכיוון שמנהלים חייבים לקשור הוצאות לפעילויות, פחות סביר שהם יכולים לנפח את התקציבים שלהם באופן מלאכותי - קל מדי לזהות את השינוי.
תקשורת . תקציב בסיס האפס אמור לעורר דיון משמעותי בקרב צוות ההנהלה לגבי המשימה הארגונית ואיך היא אמורה להיות מושגת.
בטל פעילויות שאינן מפתח . סקירת תקציב אפסית מאלצת את המנהלים להחליט אילו פעילויות הן הקריטיות ביותר עבור החברה. על ידי כך הם יכולים למקד לפעילויות שאינן מפתח לצורך חיסול או מיקור חוץ.
התמקדות במשימה . מכיוון שתפיסת התקצוב האפסית מחייבת את המנהלים לקשר בין הוצאות לפעילויות, הם נאלצים להגדיר את המשימות השונות של מחלקותיהם - שאם לא כן, הגדרתם גרועה.
זיהוי יתירות . הסקירה עשויה לחשוף כי אותן פעילויות מבוצעות על ידי מחלקות מרובות, מה שמוביל לחיסול הפעילות מחוץ לאזור בו ההנהלה מעוניינת במרכזו.
ביקורת נדרשת . שימוש בתקצוב אפס בסיסי על בסיס קבוע, סביר יותר כי כל היבטי החברה ייבחנו מעת לעת.
הקצאת משאבים . אם התהליך מתנהל תוך התחשבות במשימה ובמטרות הארגוניות הכוללות, על הארגון להגיע למיקוד חזק של כספים באזורים בהם הם נחוצים ביותר.
בקיצור, רבים מהיתרונות של תקצוב אפס בסיסי מתמקדים במבט חזק ומופנם על המשימה של עסק ובאופן המדויק שהעסק מקצה את המשאבים שלו כדי להשיג את המשימה הזו.
החסרונות של תקצוב אפס בסיסי
החיסרון העיקרי של תקצוב אפס בסיסי הוא רמת המאמץ הגבוהה במיוחד הנדרשת לחקירה ולתיעוד של פעילויות המחלקה; זו משימה קשה אפילו אחת לשנה, שגורמת לגופים מסוימים להשתמש בהליך רק אחת לכמה שנים, או כשיש שינויים משמעותיים בארגון. אלטרנטיבה נוספת היא לדרוש שימוש בתקצוב בסיסי אפס על בסיס מתגלגל באמצעות חלקים שונים של החברה לאורך מספר שנים, כך שההנהלה תוכל להתמודד עם פחות ביקורות כאלה בשנה. חסרונות נוספים הם:
ביורוקרטיה . יצירת תקציב בסיסי אפס מהיסוד באופן מתמשך, מצריכה כמות עצומה של ניתוחים, פגישות ודוחות, אשר כולם דורשים צוות נוסף לניהול התהליך.
משחקיות . מנהלים מסוימים עשויים לנסות להטות את דוחות התקציב שלהם כדי לרכז את ההוצאות בפעילות החיונית ביותר, ובכך להבטיח שתקציביהם לא יופחתו.
הצדקות בלתי מוחשיות . זה יכול להיות קשה לקבוע או להצדיק את רמות ההוצאה באזורים של עסק שאינם מניבים תוצאות מוחשיות. לדוגמא, מה הסכום הנכון של הוצאות השיווק, וכמה צריך להשקיע בפעילות מחקר ופיתוח?
זמן ניהולי . הבדיקה התפעולית המופעלת על ידי תקצוב בסיסי אפס דורשת זמן ניכר של ניהול.
הכשרה . מנהלים דורשים הכשרה משמעותית בתהליך התקצוב האפס-בסיסי, מה שמגדיל עוד יותר את הזמן הנדרש בכל שנה.
מהירות עדכון . המאמץ הנוסף הנדרש ליצירת תקציב אפס בסיס מקטין עוד יותר את הצוות שההנהלה יתקן את התקציב באופן רציף בכדי להפוך אותו לרלוונטי יותר למצב התחרותי.
