שונות עלויות היא ההפרש בין העלות שהוצאה בפועל לבין סכום העלות המתוקצב או המתוכנן שהיה צריך להיווצר. בדרך כלל ניתן לעקוב אחר שינויים בעלויות עבור פריטי הוצאות, אך ניתן לעקוב אחריהם גם ברמת העבודה או הפרויקט, כל עוד יש תקציב או תקן שניתן לחשב נגדם. שונות זו מהווה חלק סטנדרטי ממערכות דיווח ניהוליות רבות. כמה שינויי עלות הם רשמיים לחישובים סטנדרטיים. להלן דוגמאות לסטיות הקשורות לסוגים ספציפיים של עלויות:
שונות מחירים ישירה של חומרים
שונות הוצאות תקורה קבועות
שונות שיעורי העבודה
שונות מחיר הרכישה
שונות הוצאות תקורה משתנות
קיימת שונות לא טובה כאשר העלות בפועל גדולה מהסכום המתוקצב. קיימת שונות חיובית כאשר העלות בפועל נמוכה מהסכום המתוקצב. אם השונות בסופו של דבר חיובית או שלילית נובעת בחלקה מהטיפול בזה שהורכב התקציב המקורי. אם אין בסיס סביר לעלות מתוקצבת, השונות המתקבלת עשויה להיות לא רלוונטית מבחינה ניהולית.
בדרך כלל מתבצע מעקב אחר חריגות עלויות, חקירות ומדווחות עליהן. אדם זה קובע את הסיבה לכך שהתרחשה שונות ומדווח להנהלה על התוצאות, אולי יחד עם המלצה לשינוי פעולות כדי להקטין את גודל השונות (אם לא תהיה טובה) בעתיד.
לא תמיד שימושי לקבור את הניהול באמצעות ניתוח של כל שונות העלות האפשרית. במקום זאת, על רואה החשבון לקבוע אילו שינויים גדולים מספיק כדי להיות שווים את תשומת ליבם, או אם יש לנקוט בפעולה כלשהי לשיפור המצב. לפיכך, דוח שונות בעלויות צריך לכלול רק כמה פריטים בכל חודש, רצוי לבצע פעולות מומלצות.
לא כל השונות הלא טובה הן גרועות. הוצאת כסף רב יותר בתחום אחד עשויה ליצור שונות חיובית במקום אחר. לדוגמה, ייתכן שיהיה צורך לבזבז כפליים על תחזוקה מונעת כדי למנוע הוצאה כוללת גדולה בהרבה הקשורה להחלפת רכוש קבוע בתדירות גבוהה יותר. לפיכך, לעיתים עדיף לבדוק סקרי עלויות מרמת מחלקה, מתקן או קו מוצרים שלם, ולא ברמה מפורטת יותר. רמה גבוהה יותר של ניתוח זה נותן למנהלים מקום להקצות כספים באופן שנועד לשפר את הרווחים הכוללים.
