הליך הוצאות ששולמו מראש

הוצאות ששולמו מראש הן הוצאות שטרם נצרכו ולכן מהוונות לתקופה קצרה. ההליך הבא מראה דרך עקבית לחיוב פריטים אלה בהוצאות.

הכרה ראשונית בהוצאות ששולמו מראש

1. בעת קידוד חשבוניות ספק לכניסה למערכת הנהלת החשבונות, קבלו אישור בכתב מהבקר העוזר לפיה יש לקודד חיוב כהוצאה ששולמה מראש. אחרת, ערך ברירת המחדל הוא רישום הוצאה כהוצאה.

2. ודא שהפריט שיש לקודד כהוצאה ששולמה מראש שווה או גדול ממגבלת ההיוון המינימלית של החברה בסך ______ $. אם לא, גבה זאת מהוצאות בתקופה הנוכחית.

3. העתק את התיעוד המשויך לפריט ושמור אותו בקלסר ההוצאות ששולמו מראש.

4. הזן את הפריט ששולם מראש בגיליון האלקטרוני של הפחתת הוצאות ששולמו מראש, תוך ציון תאריכי ההתחלה והסיום של תקופת ההפחתות, כמו גם הסכום המהוון, שם הספק ומספר החשבונית של מסמך המקור. מותר רק להפחת קו ישר. אם עדיין לא יופחת הפריט, ציין את הסיבה בגיליון האלקטרוני.

הפחתה אחר כך של הוצאות ששולמו מראש

1. אמת את חישובי הפחתים בגליון האלקטרוני של הפחתת הוצאות.

2. קח את סך ההפחתות מהגיליון האלקטרוני לתקופה הנוכחית והזן אותו לרישום יומן ההפחתות הרגיל.

3. בקש מהבקר העוזר לאשר את הכניסה.

4. פרסם את ערך הפחת.

התאמה בין הוצאות ששולמו מראש

1. בסוף כל חודש הדפס את הפרט לחשבון ההוצאות ששולמו מראש.

2. התאם את הפריטים בחשבון לפרטים התומכים בגיליון האלקטרוני של הפחתת הוצאות ששולמו מראש.

3. אם הפרט התומך אינו תואם את יתרת החשבון, התאם את יתרת החשבון באישור הבקר העוזר.

הערה: אם היתרה עבור פריט ששולם מראש יורדת מתחת לרמה המינימלית המיועדת, כגון $ 250, שקול למחוק את היתרה כולה, ובכך לבטל את הצורך להמשיך במעקב אחר הפחת שנותר של אותו פריט.