מכתב ערימה הוא הודעה שנשלחה ללקוח, לפיה הוא באיחור בתשלום חשבון חייב לשולח. מכתבי בירה בדרך כלל עוקבים אחר התקדמות מתזכורות מנומסות לדרישות נוקשות יותר לתשלום, אם הלקוח ממשיך להיות לא מגיב בתשלום. המכתבים הראשונים שנשלחים ללקוח צריכים להיות מנומסים, על פי התיאוריה שהלקוח פשוט התעלם מתשלום, והחברה רוצה לשמור על המוניטין שלה לעסקים עתידיים.
עם זאת, ככל שעובר זמן רב יותר, החברה מתחילה לשנות את ההנחה שלה לעשות עסקים נוספים עם הלקוח, וכך נוטה להמעיט בערך כמות המוניטין של הלקוח שהיא רוצה לשמור לטובת תשלום כעת. ללא קשר לטון המכתב, הוא מציין תמיד את הסכום לתשלום, תאריך החשבונית שלא שולמה, מספר החשבונית וכל קנסות בגין איחור בתשלום או קנסות ריבית.
בשלב מסוים לאחר מועד התשלום הרגיל, היעילות של הנפקת מכתבים בוטים תפחת, כך שחברה תפסיק את השימוש בהן ותסתמך על קשרים אישיים, עורכי דין וסוכנויות גבייה במקום.
מכתב ערמומי יכול ללבוש מגוון צורות פיזיות. במקור היה זה מכתב שעשוי להישלח בדואר רגיל, בדואר רשום או במשלוח לילה על מנת להעביר את הדחיפות הגוברת של הבקשה, כמו גם ליצור תיעוד קבלה (במקרה של דואר רשום או מסירה בין לילה) . עם זאת, מכתב ערמומי יכול להישלח גם כפקס, דואר אלקטרוני, או אפילו הודעת טקסט. שיטות מסירה אלקטרוניות אלו יכולות לסטות (במיוחד פקס), ואולי אינן יעילות כמו השיטה המסורתית יותר המבוססת על נייר.
אותיות מטלטלות נוצרות לעיתים קרובות על ידי מחשב, ללא קלט אנושי כלל. המערכת מוגדרת להשתמש בטקסט מסוים אם התשלום לא בוצע תוך מספר מסוים של ימים, ואז להשתמש בטקסט אחר עבור אותיות שנוצרו לאחר פרק זמן ארוך יותר ללא תשלום. זה יכול להיות יעיל יותר לחוות את משימת היצירה וההנפקה של מכתבים מטורפים לצד שלישי.
צוות מחלקת האשראי עשוי לשנות מעת לעת את העיתוי או את התוכן של אותיות שנוצרו אוטומטית, אם הם מרגישים כי וריאציה כלשהי תשפר את קצב הגבייה. ניתן להשיג זאת באמצעות בדיקות AB, בהן מוצגות שתי גרסאות של מכתב ערמומי, ומעקב אחר האפקטיביות של כל אחת מהן; אם גרסה אחת מביאה לתשלומי לקוח רבים יותר, גרסה זו הופכת לתבנית ברירת המחדל החדשה לאותיות.
ישנם כללים המסדירים את רמת האיום שיכולה להיכלל במכתב בוטה, תלוי בסמכות השיפוט הממשלתית בה הלקוח שוכן, לכן עליכם להימנע ממכתבי בירה חריפים מדי.
מכתב ערמומי אינו זהה להצהרת סוף חודש. הצהרה נשלחת לכל הלקוחות שיש להם חשבוניות שלא שולמו בסוף החודש. ההצהרה כוללת את כל החשבוניות שטרם שולמו, גם אם הן עדיין לא בתשלום. ההצהרה אינה נחשבת כהטרדה, אלא הצהרת חשבון פשוטה כנקודת זמן. עם זאת, זה עדיין נחשב לכלי גבייה, מכיוון שהוא עלול לגרום לבירור לקוחות לגבי חשבוניות שאין ברשומותיהם, ולכן הם לא היו משלמים.
