ההבדל בין הנהלת חשבונות וניהול חשבונות

שאלה נפוצה היא האם יש הבדל כלשהו בין הנהלת חשבונות לבין הנהלת חשבונות. ההבדלים המהותיים בין שתי הפונקציות הם:

• על רואה החשבון אחריות רבה יותר מאשר מנהל החשבונות.

• מנהל החשבונות בדרך כלל מדווח לרואה החשבון.

• רואה החשבון הוא בעל הכשרה גבוהה משמעותית מאשר מנהל החשבונות.

• מנהל החשבונות מתמקד בעיקר בהקלטת עסקאות, ואילו רואה החשבון עוסק במגוון רחב הרבה יותר של פעילויות.

• רואה החשבון עוסק בעבודות ניתוח רבות יותר מאשר מנהל החשבונות.

• רואה החשבון מתכנן מערכות הנהלת חשבונות, שאינה משימה של הנהלת חשבונות.

• רואה החשבון עשוי להיות רואה חשבון, ואילו סביר להניח שמנהל חשבונות לא יזכה בכך.

הנהלת חשבונות היא למעשה תת קבוצה של נושא החשבונאות הגדול יותר. הנהלת חשבונות היא רישום של עסקאות חשבונאיות בסיסיות, כגון:

• הוצאת חשבוניות ללקוחות

• הקלטת חשבוניות מספקים

• רישום קבלות מזומנים מלקוחות

• ספקים משלמים

• רישום שינויים במלאי

• עיבוד שכר עבודה

• עיבוד עסקאות במזומן זעיר

עסקאות אלה הינן מכניות באופיין; כלומר מנהל החשבונות פועל על פי קבוצה נהלים שנקבעה על בסיס חוזר על מנת להקליט פעילות משותפת. משימות הנהלת חשבונות נפוצות אלה מתאימות לחלוטין לצרכים החשבונאיים של עסק קטן.

מנהל חשבונות יכול היה לערוך דוחות כספיים מהעסקאות שתוארו זה עתה. עם זאת, דוחות כספיים אלה לא יהיו נכונים במידה מסוימת, מכיוון שהם לא יכללו את הפעולות הנוספות הבאות המטופלות בדרך כלל על ידי רואה חשבון:

• צבירה או דחייה של הוצאות

• צבירה או דחייה של הכנסות

התחום הרחב יותר של חשבונאות כולל שימוש בצבירות אלה. בנוסף, חשבונאות כוללת את הפעילויות הבאות:

• יצירת תרשים החשבונות

• הגדרת ספר החשבונות הכללי

• תכנון הדוחות הכספיים

• הוצאת דוחות ניהול מותאמים אישית לטיפול בבעיות ספציפיות

• שינוי סיווג או רישום של עסקאות כדי לעמוד בסטנדרטים חשבונאיים מסוימים

• יצירת תקציב והשוואה לתוצאות בפועל

• עריכת החזרי מס מהמידע הכספי

• יצירת מערך בקרות במסגרתו פועלת המערכת הפיננסית

• תכנון מערכת שמירת רשומות, ארכיון והרס מסמכים

בדרך כלל, יש לפחות רואה חשבון מיומן אחד האחראי על פעולות החשבונאות של עסק בינוני עד גדול, וקובע את הנהלים שבעקבותיהם מספר גדול יותר של מנהלי חשבונות.

יש הבדלים משמעותיים בין עמדות מנהל החשבונות לבין רואה החשבון. תפקיד מנהל החשבונות הוא רחב, כאשר אדם אחד מטפל בדרך כלל בכל העסקאות החשבונאיות של עסק קטן. מנהל החשבונות נוטה להיות מנוסה מאוד, אך סביר יותר שהוא חסר הכשרה רשמית לחשבונאות. מנהל חשבונות עם אחריות רבה יכול להיקרא מנהל חשבונות מלא. לעומת זאת, סביר יותר שרואה החשבון יעבוד אך ורק בתחום ספציפי, כגון רכוש קבוע או ספר החשבונות הכללי, וסביר יותר שיעביר הכשרה רשמית בפונקציה חשבונאית. יש גם מסלול קריירה של רואי חשבון, המוביל לתפקידי הבקר העוזר ולבקר.