לְמַמֵן

תהליך אישור החשבונית

יש להימנע ככל האפשר מאישורים בתהליך החשבונות לתשלום. יש צוואר בקבוק משמעותי בהמתנה למנהל שיאשר חשבונית, לכן השתמש בכמה שיותר חלופות אחרות. לדוגמה:

  • השתמש בהזמנת הרכש כאישור . אם מחלקת הרכישה כבר הוציאה הזמנת רכש, אז הזמנת הרכש עצמה אמורה להיות ראיה מספקת לכך שניתן לשלם חשבונית.

  • בטל אישורים עבור סכומים קטנים . קבע סכום חשבונית סף, שמתחתיו אין צורך באישור.

  • השתמש באישורים שליליים . שלח עותק חשבונית לאישור, עם הוראות להגיב רק אם יש בעיה בחשבונית. הצוות החשבונאי ישלם כי כל שאר החשבוניות אושרו כברירת מחדל.

  • השג אישורים באופן אישי . אם יש צורך בהחלט לקבל אישור, הגש איש חשבונאות למסור ידנית את החשבונית, ענה על כל שאלה שמציג האישור, והחזיר את החשבונית החתומה. פעולה זו גוזלת זמן, אך מבטיחה שהחשבוניות יוחזרו בזמן.