ספר חשבונות כללי הוא קובץ המורכב מהחשבונות המשמשים לרישום העסקאות העסקיות של ארגון. לספר החשבונות הכללי יש תבנית מוגדרת במיוחד, המשמשת לארגון מספר עצום של עסקאות שעשויות להיות מאוחסנות בקובץ. התבנית יכולה להשתנות במידה מסוימת לפי חבילת תוכנה חשבונאית, אך בדרך כלל כוללת את השדות הבאים:
מספר חשבון . זהו המייעד העיקרי לחשבון. קיימות מספר תצורות אפשריות של מספר חשבון, כגון שתי ספרות עבור קוד חברה, שתי ספרות נוספות עבור קוד מחלקה בכל חברה, ושלוש ספרות נוספות עבור פריט נכס, התחייבות, הון, הכנסות או הוצאות ספציפיות בכל אחת מהן. מַחלָקָה.
שם החשבון . זה השם של כל חשבון. בדרך כלל הוא מוגדר בקובץ נפרד ומופיע באופן אוטומטי בספר החשבונות הכללי עם הזנת מספר חשבון.
חיוב . זהו השדה אליו מתבצע חלק החיוב של ערך.
אשראי . זהו השדה אליו מתבצע חלק האשראי של ערך.
מספר עסקה . מספר עסקה מוזן כחלק מכל עסקה, אולי גם עם מזהה המתאר את סוג הפעילות שנרשמת. לדוגמא, מספר טרנזקציה של יומן רשאי להקדים "JE" ואילו לקבלה במזומן שהוזנה דרך מערכת קבלות המזומנים עשויה להקדים "CR".
סך הכל . יש שורה כוללת בתחתית כל פרט חשבון, המציין את סך החיוב וסך האשראי נכון לתאריך החשבונאות הכללי. יכול להיות שיש גם סכום ריצה מחושב מימין לשאר שדות החשבונות הכלליים, תוך ציון יתרת החשבון הסופית בכל עסקה.
מרבית החשבונות הכלליים מאפשרים גם להזין מידע על התקציב. מידע זה עשוי להיות מאוחסן בקובץ נפרד ומופיע רק בדוחות הכספיים כאשר הדוחות משתמשים בתקציב לעומת פורמט בפועל.
