שגיאות מלאי עלולות לגרום להיות שגוי במאזן המלאי הסופי, מה שמשפיע בתורו על עלות הסחורה שנמכרה והרווחים. בהתחשב בהשפעה החמורה של הדוחות הכספיים של שגיאות מלאי, צריך להיות מודע לסוגי השגיאות שעלולות להתרחש במערכת מלאי. להלן כמה מהשגיאות הנפוצות ביותר שיש להכיר:
ספירת יחידות לא נכונה . אולי השגיאה הברורה ביותר, זה כאשר הספירה הפיזית של המלאי שגויה, וכתוצאה מכך כמות מלאי גבוהה או נמוכה מדי שמתורגמת לשגיאת הערכה כאשר מכפילים אותה בעלות היחידה.
יחידת מידה שגויה . זה כאשר אתה סופר כמות מסוימת ומזין אותה ברשומות החשבונאיות, אך יחידת המידה המיועדת בקובץ המאסטר של הפריט עבור אותו פריט שונה ממה שהנחת. לפיכך, ייתכן שאתה סופר בכמויות יחידה בודדות, אך יחידת המידה במחשב מוגדרת לעשרות, כך שכמותך אינה נכונה כעת בגורם של שנים עשר. וריאציות אחרות הן שימוש בסנטימטרים במקום בסנטימטרים, או באונקיות במקום בקילו.
עלות סטנדרטית שגויה . במערכת עלות רגילה, אתה שומר את העלות הסטנדרטית של פריט בקובץ המאסטר של הפריט. אם אף אחד לא מתאים את המספר הזה כך שיתאים לעלויות בפועל, המלאי יוערך בעלות שאינה תואמת את העלויות בפועל.
ריבוי מלאי שגוי . אם אתה משתמש במערכת שכבת עלויות מלאי, כגון FIFO או LIFO, על המערכת להקצות עלות לפריט בהתבסס על שכבת המלאי בה הוא נמצא. שגיאות מערכת אפשריות כאן. אם אתה עושה זאת באופן ידני, אתה יכול להניח חלק גדול משגיאות המפעיל.
מספר חלק שגוי . אתה יכול להניח שלמשהו שאתה סופר יש מספר חלק מסוים, ותקצה את ספירת המלאי למספר החלק הזה במערכת המחשב. אבל מה אם באמת יש לו מספר חלק אחר? אז פשוט עשית את השגיאה הכפולה של הטלת ספירה נכונה על החלק הלא נכון, ולא של הקצאת ספירה כלל למספר החלק הנכון.
שגיאת התאמת ספירת מחזור . מונה מחזור עשוי למצוא שגיאה בספירת מלאי ויבצע התאמה ברשומות החשבונאיות כדי לתקן אותה. זו בעיה אם כבר יש ערך שטרם פורסם למערכת, שכבר היה מתקן את "השגיאה". עיכוב עסקה זה עלול לגרום לבעיות גדולות כאשר קיימת מערכת לספירת מחזור פעיל.
מלאי בבעלות הלקוח . לקוחות עשויים להחזיק חלק מהמלאי שלהם במיקום שלך, כך שתוכל לספור אותו בטעות כאילו מדובר במלאי משלך.
מלאי משלוח . יתכן שיש לך מלאי למשלוח אצל קמעונאים, ושכח לספור אותו.
ניתוק לא תקין . המלאי עשוי להגיע לרציף הקבלה במהלך ספירה פיזית, כך שתכלול אותו בספירה. הבעיה היא שייתכן שחשבונית הספק המתאימה עדיין לא הגיעה למחלקת הנהלת החשבונות, אז רשמתם מלאי שלגביו אין עלות.
העבר חוסר איזון . ניתן להגדיר את מערכת המלאי שתדרוש ממך להפחית את כמות המלאי במחלקה אחת, ולהגדיל בנפרד את כמות המלאי במחלקה אחרת כאשר אתה מעביר מלאי בתוך החברה. אם אתה עושה אחד אבל לא את השני, אז מדווח על אותו פריט מלאי בשני מקומות בו זמנית, או שהוא בכלל לא נמצא בשום מקום.
הקלה גרוטאות שגויה מההדחה האחורית . שטיפה חוזרת היא המקום בו אתה מקטין את האיזונים ברשומות המלאי בהתבסס על מספר יחידות המוצרים המוגמרים המיוצרים. היא מבוססת על ההנחה שכמויות הרכיבים הסטנדרטיות המופיעות בכתב החומרים נכונות; עם זאת, אם גרוטאות וקלקול שונות, כמויות יחידה שגויות יוקלו מרשומות המלאי. אתה זקוק למערכת דיווח גרוטאות מצוינת כדי להקל על הבעיה.
אם שגיאת מלאי הביאה לגידול בכמות הרשומה של מלאי הסיום, המשמעות היא שעלות הסחורה שנמכרה מופחתת, כך שהרווחים מוגזמים יתר על המידה. לעומת זאת, אם שגיאת מלאי הביאה לירידה בכמות המלאי הסופית שנרשמה, המשמעות היא שעלות הסחורה שנמכרה מוגזמת, כך שהרווחים מופחתים.
