נהלי רכוש קבוע

נוהל הכרה בנכסים

אחד התחומים בהם הליך יכול להיות שימושי למדי הוא הכרה ראשונית של נכס קבוע במערכת הנהלת החשבונות, מכיוון שמדובר בעסקה מסובכת יחסית. נוהל השלמת תהליך הכרת הנכס מתואר להלן:

1. קבע יחידת בסיס . קבע את יחידת הבסיס לנכס. קביעה זו מבוססת על מספר גורמים, כגון האם אורך החיים השימושיים של רכיבי הנכס השונים שונה באופן משמעותי, באיזו רמה אתה מעדיף לעקוב פיזית אחר הנכס, והעלות החסכונית של מעקב אחר נכסים ברמות שונות .
2. עלות קומפילציה . ערוך את העלות הכוללת של יחידת הבסיס. מדובר בכל עלות שנגרמת לרכישת יחידת הבסיס ולהבאתה למצב ולמיקום המיועדים לשימוש. פעילויות אלה עשויות לכלול הקמת יחידת הבסיס, עלויות רכישה ופעילויות ניהול וטכניות נלוות.
3. התאמה למגבלת ההיוון . קבע אם העלות הכוללת של יחידת הבסיס חורגת ממגבלת היוון התאגידי. אם לא, חייב את ההוצאה בהוצאה עם ההוצאה. אחרת, המשך לשלב הבא.
4. הקצה למחלקת נכסים . הקצה את יחידת הבסיס למחלקת הנכסים המתאימה ביותר לה קיימת קטגוריית ספר חשבונות כללי (כגון ריהוט וגופי, ציוד משרדי או כלי רכב).
5. צור רשומה ביומן . צור רישום יומן המחייב את חשבון הנכס עבור סוג הנכס המתאים ומזכה את חשבון ההוצאות בו אוחסנה במקור עלות יחידת הבסיס.

נוהל יצירת רשומות רכוש קבוע

סוגי המידע המדויקים שנרשמו עבור נכס קבוע ישתנו בהתאם לעסק, מה שאומר שייתכן שיהיה צורך להתאים את ההליך הבא. ההליך לדוגמה הבא מיועד להקלטת נכס ייצור.

1. צור רשומה . צור רשומה חדשה עבור הנכס והקצה לו את מספר הרשומה הרציף הבא. אם היא מוקלטת במערכת מחשב, התוכנה תקצה את מספר הרשומה. אם לא, רואה חשבון הרכוש הקבוע יעשה זאת.
2. כתוב תיאור . תאר את הנכס במשפט אחד. אם נכס זה דומה לנכסי חברה אחרים, השתמש באותו פורמט תיאור. אחרת, שקול להשתמש בתיאור המסופק על ידי היצרן.
3. הזן מספר תג . ציין את המספר בתג המסופק על ידי החברה (אם קיים) המודבק לציוד. אם לא נעשה שימוש בתגית, הזן "ללא תג".
4. הזן מספר סידורי . הזן את המספר הסידורי שסופק על ידי היצרן על הציוד. אם אינך מוצא את המספר הסידורי, פנה ליצרן כדי לברר היכן הוא צריך להיות ממוקם. אם אין מספר סידורי, הזן "אין מספר סידורי".
5. שים לב למיקום הנכס . שים לב למיקום הנכס. במידת האפשר, ציין את המיקום לפחות על ידי בניין, ורצוי לפי חדר. אם הוא ממוקם באזור הייצור, ציין את מרכז העבודה בו הוא נמצא.
6. הקצאת אחריות . ציין את השם או לפחות את שם התפקיד של האדם שאחראי לנכס.
7. רשום את תאריך הרכישה . ציין את החודש והשנה שבהם הנכס היה מוכן לשימושו המיועד, והאם הוא שימש בפועל החל מאותו תאריך.
8. הזן עלות . הזן את העלות הראשונית המהוונת של הנכס. זה אמור להתאים לסכום שנרשם בספר הכללי או ביומן הרכוש הקבוע עבור הנכס. אל תשתמש בסכום המופיע בחשבונית הספק שכן יתכן שנוספו עלויות אחרות. שלב זה מניח שלתוכנת הרכוש הקבוע אין מידע שמממשק אליה ישירות מהספר הכללי או מיומן הרכוש הקבוע.
9. הקצה למחלקת נכסים . הקצה את הנכס לסוג נכס על ידי השוואת מאפייניו לסוגי הנכסים הסטנדרטיים המשמשים את החברה. אם יש לך ספק, בדוק את הנכסים הקשורים כדי לקבוע את השיעורים אליהם הוקצו. זהו שלב חשוב מאחר ותוחלת חיים שימושית ושיטות פחת מוקצות לעתים קרובות באופן אוטומטי, בהתבסס על סוג הנכס.
10. הזן אורך חיים שימושי . אם המערכת לא מקצה אוטומטית אורך חיים מבוסס על סוג הנכס, ציין את אורך החיים השימושי.
11. אשר שיא . בקש מהבקר לבדוק ולאשר את הקובץ. תקן את הבעיות שציין הסוקר.
12. אחסן את הרשומה . אם המידע נרשם במערכת ידנית לחלוטין, אחסן אותו לפי סוג נכס ואז לפי מספר רשומה בקבצי רשומת הרכוש הקבוע.

נוהל הפחת

צריך להיות הליך פחת מפורט המפרט במדויק כיצד לסווג כל נכס קבוע וכיצד לפחות אותו על פי סוג הנכס אליו הוא מוקצה. ההליך הבסיסי הוא:

1. הקצה סוג נכס . התאם את הנכס הקבוע לתיאורי מחלקת הנכסים הסטנדרטית של החברה. אם אינך בטוח לגבי המחלקה הנכונה לשימוש, בדוק את הנכסים שכבר הוקצו לשיעורים השונים, או התייעץ עם הבקר.
2. הקצה גורמי פחת . הקצה לנכס הקבוע את שיטת חיי השימוש והפחת המתוקננת לסוג הנכסים שהוא חלק ממנו. זה מוקצה באופן אוטומטי בכמה מערכות ממוחשבות, כאשר הקצאת מחלקת נכסים מייעדת אוטומטית שיטת חיים שימושית ופחת לנכס.
3. קבע ערך הצלה . התייעץ עם הצוותים הרוכשים או הנדסת התעשייה כדי לקבוע אם הנכס צפוי להיות בעל ערך הצלה בתום חייו השימושיים. אם ערך הצלה זה עולה על מדיניות החברה לגבי ערכי הצלה מינימליים, רשום זאת בחישוב הפחת.
4. צור חישוב פחת . צור את חישוב הפחת בהתבסס על אורך החיים השימושי והפחת המנדט עבור סוג הנכס באמצעות עלות הנכס בניכוי ערך הצלה. זה נעשה באופן אוטומטי עבור נכסים שהוזנו לחבילת תוכנה של רכוש קבוע, אך אחרת יש ליצור אותם באופן ידני.
5. הדפס דוח פחת . הדפס את דוח הפחת, ממוין לפי סוג נכס.
6. צור רשומה ביומן . צור את רישום יומן הפחת החודשי באמצעות תבנית הפחת הרגילה. הערך הסטנדרטי הוא רישום חיוב עבור הוצאות הפחת (בסך הכל או לפי מחלקה), ורשמת אשראי לחשבון הפחת שנצבר עבור כל סוג נכס. מידע זה מגיע מהסיכומים בדוח הפחת.
7. הזן את העסקה . רשום את רישום היומן בתוכנת הנהלת החשבונות.
8. הגש חומרי גיבוי . צרף את דוח הפחת לטופס רישום היומן והגש אותו בקלסר רשומות היומן.

נוהל ההעברה בין המחלקות

אם רכוש קבוע מועבר באופן שגרתי בין המחלקות, צריך להיות נוהל שמבטיח את עדכון הרשומות הקשורות. שלבי ההליך הם:

1. מלא טופס המזהה איזה נכס מועבר למחלקה. זה צריך לכלול את מספר תג הנכס הייחודי ותיאור כללי של הנכס. מנהל מחלקה זו חותם על הטופס כדי להכיר בכך שהנכס יועבר למקום אחר.
2. מנהל המחלקה המקבלת את הנכס חותם גם הוא על הטופס, כדי לאשר קבלה.
3. העבירו את הטופס לחשב הרכוש הקבוע, אשר ניגש לרשומת הנכסים במערכת הנהלת החשבונות ומקצה את הנכס למחלקה המקבלת. רואה החשבון גם מעביר את דמי הפחת הקשורים למחלקה המקבלת.
4. שלח עותקים של הטופס לשני מנהלי המחלקות, לצורך רישומם.