מערכת עלות עבודה כוללת תהליך של צבירת מידע אודות העלויות הכרוכות בעבודת ייצור או שירות ספציפיים. מידע זה עשוי להידרש על מנת למסור את פרטי העלות ללקוח במסגרת חוזה בו מוחזרים עלויות. המידע שימושי גם לקביעת הדיוק של מערכת האומדנים של החברה, אשר אמורה להיות מסוגלת לצטט מחירים המאפשרים רווח סביר. המידע יכול לשמש גם להקצאת עלויות מלאות למוצרים מיוצרים.
מערכת עלות עבודה צריכה לצבור את שלושת סוגי המידע הבאים:
חומרים ישירים . מערכת עלות העבודה חייבת להיות מסוגלת לעקוב אחר עלות החומרים המשמשים או נגרסים במהלך העבודה. לפיכך, אם עסק מקים מכונה בהזמנה אישית, יש לצבור את עלות הפח המשמשת בבנייה ולגבות ממנה עבודה. המערכת יכולה לאגד עלות זו באמצעות מעקב ידני אחר חומרים בגיליונות תמחיר, או שניתן לחייב את המידע באמצעות מסופים מקוונים במחסן ובאזור הייצור. בדרך כלל, חומרים מותקנים לעבודה במחסן ומחויבים בעבודה ספציפית באותה עת. אם חומרי שארית כלשהם מוחזרים מאוחר יותר למחסן, עלותם מופחתת מהעבודה והם מוחזרים לאחסון.
עבודה ישירה . מערכת עלות העבודה חייבת לעקוב אחר עלות העבודה בה משתמשים בעבודה. אם עבודה קשורה לשירותים, עבודה ישירה עשויה להיות כמעט כל עלות העבודה. עבודה ישירה מוקצה בדרך כלל לעבודה עם כרטיס זמן (באמצעות שעון ניקוב), לוח זמנים (שבו שעות העבודה מתועדות באופן ידני) או עם יישום שעון זמן ברשת במחשב. ניתן להקליט מידע זה גם בטלפון חכם או דרך האינטרנט. בכל המקרים על המשתמש לזהות נכון את העבודה, כך שניתן יהיה להחיל את פרטי העלות על המשרה הנכונה.
תקורה . מערכת עלות העבודה מקצה עלויות תקורה (כגון פחת על ציוד ייצור ושכר דירה לבניין) לבריכת עלות אחת או יותר. בסוף כל תקופת חשבונאות, הסכום הכולל בכל מאגר עלויות מוקצה למשרות הפתוחות השונות בהתבסס על מתודולוגיית הקצאה כלשהי המיושמת באופן עקבי.
בפועל, ייתכן שיהיה צורך להתאים מערכת עלות עבודה לדרישות הלקוח. חלק מהלקוחות מאפשרים לגבות עלויות מסוימות בעבודותיהם. הדבר שכיח ביותר במצבי החזר עלות בהם הלקוח הסכים באופן חוזי להחזר לחברה בגין כל העלויות שנגבו בעבודה ספציפית. כתוצאה מכך, מערכת עלות עבודה עשויה להכיל מספר רב של כללים מיוחדים שאינם חלים באופן נרחב על כל העבודות שעבורן היא אוספת מידע.
לאחר סיום משרה, יש לקבוע דגל במערכת עלות המשרה כדי לסגור את המשרה. אחרת, יש סבירות חזקה שהעובדים ימשיכו לגבות ממנה זמן, ושהם ימשיכו למשוך חיוב תקורה שהוקצה בסוף כל חודש רצוף.
כל עוד עבודה בבנייה, העלות המסודרת נרשמת כנכס מלאי. לאחר שהמשימה מחויבת ללקוח (או מחיקה), העלות מועברת לחשבון עלות הסחורה שנמכרה. גישה זו מבטיחה כי ההכנסות משויכות להוצאות באותו פרק זמן. רואי החשבון של חברה עשויים לנסות לאמת עד כמה פועלת מערכת עלות העבודה, כדי לראות אם הם יכולים להסתמך על יכולתה לחבר עלויות עבור פריטי מלאי, וכן לגבות עלויות על הוצאות בתקופת הדיווח הנכונה.
דוגמא לתמחור עבודה
תאגיד ABC פותח את משרה 1001. בחודש הראשון של הפעילות, המשרה צוברת עלויות חומר ישירות של 10,000 דולר, 4,500 דולר מעלויות עבודה ישירות ומוקצה להם 2,000 דולר הוצאות תקורה. לפיכך, בסוף החודש, המערכת גייסה סך של 16,500 דולר עבור משימה 1001. עלות זו נשמרת באופן זמני כנכס מלאי. ABC משלימה את העבודה ומחייבת את הלקוח. באותה עת, 16,500 דולר מועברים מחוץ למלאי ולעלות הסחורה שנמכרה.
